RODO – ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego RODO informujemy, że na potrzeby funkcjonowania naszego serwisu przetwarzamy Państwa dane osobowe, zgodnie z podaną niżej informacją.

Polityka Prywatności jest zbiorem reguł, które mają na celu poinformowanie Użytkowników Serwisu oraz Pacjentów Usług Medycznych o wszelkich aspektach pozyskiwania, przetwarzania i ochrony danych osobowych, podanych podczas przebywania na stronie Serwisu oraz podczas korzystania z Usług Medycznych. Każdy Użytkownik i Pacjent akceptuje niniejsze zasady Polityki Prywatności przy zawieraniu odpowiedniej Umowy lub przy przystępowaniu do jej wykonania.

Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu Serwisu POLMED i wszystkie pojęcia, o ile nie zostały zdefiniowane inaczej w Polityce Prywatności posiadają znaczenia nadane im przez Regulamin.

Postanowienia ogólne

Administratorem Państwa danych osobowych jest Administrator Serwisu tj. POLMED S.A.  z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000271013, kapitał zakładowy 1 524 846 zł  w pełni pokryty (dalej również jako „Administrator”).

Państwa danymi osobowymi jako administratorzy, zarządzają wspólnie spółki należące do POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o-nas/.

Funkcję Inspektora Ochrony Danych POLMED HEALTHCARE GROUP pełni Pani Marta Rombalska, z którą można skontaktować się bezpośrednio pisząc na adres  e-mail: daneosobowe@polmed.pl lub listownie: os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański.

W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jeśli odwiedzając strony Serwisu nie zdecyduje się Pani/Pan się założyć konta w Serwisie lub skontaktować się z nami poprzez formularze kontaktowe lub komunikatory dostępne  w Serwisie, wówczas nie przetwarzamy żadnych informacji na Pani/Pana temat, z wyjątkiem adresu IP. Utrwalenie Pani/Pana adresu IP jest niezbędne ze względów technicznych związanych z administrowaniem naszymi serwerami. Pani/Pana adres IP zostanie wykorzystany przez nas również do zbierania ogólnych, statystycznych informacji o Pani/Panu (np. dotyczących miejsca, z którego łączysz się ze stroną Serwisu). Nie jesteśmy jednak  w stanie zidentyfikować Pani/Pana na podstawie samego adresu IP.

Dane zbierane podawane przy korzystaniu z formularzy kontaktowych lub komunikatorów dostępnych w Serwisie są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie. Dane te zostaną usunięte po zakończeniu komunikacji z Panią/Panem, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest Pani/Pana zgoda. Podanie danych osobowych jest niezbędne do rozpatrzenia Pani/Pana zapytania.

Dane osobowe, które Pani/Pan podaje w formularzu rejestracyjnym przy zakładaniu Konta  w Serwisie będą przetwarzane w celu założenia Pani/Pana profilu, organizowania wymiany informacji między Panią/Panem a Administratorem, Świadczeniodawcą oraz Wykonawcami Usług na zasadach określonych w Regulaminie, a także – w przypadku, jeśli Pani/Pan złoży reklamację – w celu ich rozpatrywania. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zawarta z Administratorem Umowa o Świadczenie Usług Medycznych, Umowa o Korzystanie z Serwisu, Umowa na newsletter, umowa o zakup Vouchera lub Umowa  o Usługę Dostępu do Dokumentacji Medycznej. Podanie Pani/Pana osobowych jest niezbędne do zawarcia danej umowy. Odmowa ich podania lub podanie danych nieprawidłowych uniemożliwi korzystanie z odnośnych usług.

Pani/Pana dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora  w postępowaniach sądowych lub administracyjnych.

W przypadku, jeżeli Pani/Pan zdecyduje się skorzystać z Usług Medycznych lub z Usługi Dostępu do Dokumentacji Medycznej będziemy przetwarzali również dane dotyczące Pani/Pana zdrowia. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Pani/Pana zgoda wyrażana przy zawieraniu odpowiedniej umowy.

Akceptując niniejszą Politykę Prywatności Pani/Pan zgadza się, aby dane osobowe, w tym dane dotyczące Pani/Pana stanu zdrowia, w tym dokumentacja medyczna były przekazywane Świadczeniodawcom oraz Wykonawcom Usług – w celu zapewnienia możliwości udzielania świadczenia leczniczego; w tym Świadczeniodawcom i Wykonawcom Usługi innym niż Świadczeniodawcy lub Wykonawcy Usługi, którzy wcześniej świadczyli na Pani/Pana rzecz Usługi Medyczne, jeżeli jest to potrzebne do zachowywania ciągłości świadczenia Usług Medycznych.

Podmiotem odpowiedzialnym za przygotowanie i przechowywanie Pani/Pana dokumentacji medycznej jest Administrator.

Skąd i w jaki sposób pozyskujemy Pani/Pana dane osobowe?

Administrator Serwisu przetwarza Pani/Pana dane osobowe pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana lub od innych Świadczeniodawców oraz Wykonawców Usługi.

Jakie kategorie Twoich danych osobowych przetwarzamy?

W zależności od łączących Pani/Pana ze Sprzedawcą relacji, Administrator Serwisu może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych, w szczególności:

• dane osobowe (np. imię i nazwisko),
• dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres korespondencyjny),
• dane identyfikacyjne (np. PESEL, adres IP),
• dane kontraktowe (np. szczegóły zawartych umów),
• dane behawioralne (np. dane posiadanych produktów, bądź usług oraz sposobu ich wykorzystania),
• dane komunikacyjne (np. dane prowadzonej z Pani/Panem komunikacji),
• dane medyczne dotyczące Pani/Pana stanu zdrowia dostarczone przez Panią/Pana lub Wykonawcę (np. opinie lekarskie, wyniki badań).

Jak długo Pani/Pana dane osobowe są̨ przechowywane?

Pani/Pana dane osobowe wynikające z zawarcia umowy, wykonania usługi lub rękojmi/gwarancji przetwarzać będziemy przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat + 12 miesięcy od końca roku, w którym umowa została wykonana. Wyjaśniamy, że wskazany powyżej okres 6 lat to możliwy okres przedawnienia Pani/Pana roszczeń. Okres ten wydłużyliśmy dodatkowo o 12 miesięcy na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku

Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu, w tym marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług, będziemy przetwarzali do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu lub do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu z nami.

Dane przetwarzane w celach rozliczeniowo-podatkowych oraz archiwizacyjnych przechowujemy przez 6 lat od końca roku, w którym zakończyło się świadczenie usług.

Dane zawarte w dokumentacji medycznej przechowujemy w okresach wynikających  z aktualnie obowiązujących przepisów regulujących te kwestie.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych (poza Administratorem) mogą być:

• podmioty właściwe dla danego etapu realizacji umowy, tj.: podmioty, którym Administrator Serwisu powierzył przetwarzanie danych, a więc podmioty obsługujące system płatności elektronicznych, dostawcy usług pocztowych, podmioty organizujące i zapewniające świadczenie Usługi Medycznej posiadające umowy o świadczenie usług z Administratorem, w szczególności osoby fizyczne lub prawne będące podmiotem wykonującym działalność leczniczą zgodnie z przepisami ustawy o działalności leczniczej, podmioty świadczące usługi księgowe, podmioty organizujące i zapewniające obsługę informatyczną Sprzedawcy lub Administratora Serwisu,
• osoby współpracujące ze Administratorem Serwisu na podstawie umowy cywilnoprawnej lub umowy o pracę,
• podmioty świadczące usługi doradczo–kontrolne np. firmy audytorskie,
• podmioty, z którymi Administrator Serwisu jest powiązany kapitałowo lub osobowo, odpowiedzialne za realizację obowiązków kontraktowych oraz wynikających z przepisów prawa.

Państwa danymi osobowymi jako administratorzy, zarządzają wspólnie spółki należące do POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o-nas/.

Administrator Serwisu nie sprzedaje, nie odstępuje i nie wypożycza innym podmiotom, osobom fizycznym i instytucjom, danych osobowych Użytkowników Serwisu. Odstępstwo  od tej reguły może nastąpić wyłącznie za wyraźną zgodą lub na prośbę Użytkownika.

Administrator Serwisu w trosce o bezpieczeństwo danych Użytkowników Serwisu umożliwia modyfikację lub usunięcie ich danych osobowych z bazy danych Serwisu. Modyfikacja lub usunięcie danych mogą zostać zgłoszone na adres: daneosobowe@polmed.pl.

Jakie prawa przysługują odnośnie Pani/Pana danych osobowych?

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania.

Zależnie od konkretnych okoliczności związanych z czynnością̨ w zakresie przetwarzania mogą̨ mieć zastosowanie pewne warunki lub ograniczenia. Możemy podlegać pewnym obowiązkom prawnym, które nie pozwalają̨ nam na natychmiastowe usuniecie Pani/Pana danych. Takie obowiązki wynikają̨ z przepisów o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy  i finansowaniu terroryzmu oraz przepisów o rachunkowości i archiwizowaniu.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Pana prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. W szczególności, posiadacie Państwo bezwarunkowe prawo do wniesienia sprzeciwu do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda,  w każdym czasie przysługuje Pani/Panu prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać kontaktując się z nami na adres: daneosobowe@polmed.pl.

W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje Pani/Panu także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych,  w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Uprawnienie do przenoszenia danych nie dotyczy danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

W przypadku zawarcia umowy lub transakcji podanie danych osobowych jest konieczne do ich realizacji. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jest niezbędne do świadczenia przez Administratora usług w ramach Serwisu. Konsekwencją niepodania ww. danych osobowych będzie brak możliwości świadczenia przez Administratora usług, o ile podanie danych jest niezbędne do ich świadczenia.

1. Na stronach Serwisu używane są pliki cookies.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Administrator Serwisu.
4. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
   • dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
   • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
   • bezpieczeństwa i utrzymania utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.
5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
6. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
   • „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu,
   • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu,
   • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu,
   • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika na stronach POLMED, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp., o „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające dostarczanie przez POLMED Użytkownikom treści reklamowych dostosowanych do ich zainteresowań.
7. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika.
8. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
9. Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
10. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
11. Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, podanych w związku z zawarciem i realizacją Umowy o Świadczenie Usług Medycznych oraz umowy  o korzystanie z Serwisu, a także innych umów zawieranych za pośrednictwem Serwisu jest POLMED S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000271013, kapitał zakładowy  1 524 846 zł w pełni pokryty, zwany dalej „Administratorem”.
2. Pani/Pana danymi osobowymi jako administratorzy, zarządzają wspólnie spółki należące do POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o-nas/.
3. Administrator uprawniony jest do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu:
   • prawidłowego wykonania umowy – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania tej umowy (art. 6 ust. 1b RODO),
   • w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1f RODO), o w celu archiwizacyjnym – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania  do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest polepszenie jakości świadczonych usług (art. 6 ust. 1f RODO),
   • w celach marketingowych – podstawą przetwarzania jest wyrażona przez Panią/Pana zgoda,
   • z uwagi na okoliczność, że przedmiotem umowy jest realizacja usług medycznych Administrator przetwarza również Państwa dane dotyczące zdrowia, podstawą przetwarzania tych danych jest zapewnienie opieki zdrowotnej (art. 9 ust. 2h RODO),
   • w celu wywiązania się z obowiązku prawnego (art. 6 ust.1 lit c RODO) w zakresie podatkowym i rachunkowym oraz przechowywania dokumentacji medycznej.
4. Pana/Pani dane będą ujawniane w ramach realizacji umowy następującym odbiorcom:
   • podmiot właściwy dla danego etapu realizacji umowy. Podmiotem jest firma współpracująca z Administratorem, zapewniająca wykonanie poszczególnych usług niezbędnych do realizacji umowy, tj.: podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych, a więc podmioty obsługujące system płatności elektronicznych, dostawcy usług pocztowych, podmioty organizujące i zapewniające świadczenie Usługi Medycznej posiadające umowy z Administratorem, w szczególności osoby fizyczne lub prawne będąca podmiotem wykonującym działalność leczniczą zgodnie z przepisami ustawy o działalności leczniczej, podmioty świadczące usługi księgowe, podmioty organizujące i zapewniające obsługę informatyczną Administratora,
   • osoby współpracujące z Administratorem na podstawie umowy cywilno-prawnej lub umowy o pracę.

W ramach udzielania świadczeń zdrowotnych POLMED S.A. działa wraz z innymi spółkami medycznymi POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o-nas/.

5. U Administratora został powołany Inspektor Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: daneosobowe@polmed.pl.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z zawarcia umowy, wykonania usługi lub rękojmi/gwarancji. Pani/Pana dane osobowe przetwarzać będziemy przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat + 12 miesięcy od końca roku, w którym usługa została wykonana. Wyjaśniamy, że wskazany powyżej okres 6 lat to możliwy okres przedawnienia Pani/Pana roszczeń. Okres ten wydłużyliśmy dodatkowo o 12 miesięcy na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu, w tym marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług, będziemy przetwarzali do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu lub do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata  od Pani/Pana ostatniego kontaktu z nami. Dane przetwarzane w celach rozliczeniowo -podatkowych oraz archiwizacyjnych przechowujemy przez 6 lat od końca roku, w którym zakończyło się świadczenie usług, zaś dane zawarte w dokumentacji medycznej przechowujemy w okresach wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów regulujących te kwestie.
7. Ma Pani/Pan prawo:
   • dostępu do podanych w związku z umową danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
   • do przenoszenia danych, czyli otrzymania od Administratora przekazanych jej danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli są one przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy lub na podstawie zgody i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Ma Pani/Pan prawo przesłać te dane innemu administratorowi danych,
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
8. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
9. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, niemniej jest warunkiem koniecznym do zawarcia i wykonania umowy.
10. W celu realizowania działań marketingowych Administrator w niektórych przypadkach wykorzystuje profilowanie. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Administrator dokonuje oceny wybranych czynników dotyczących Użytkowników w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość. Pozwala to na lepsze dopasowanie wyświetlanych treści do indywidualnych preferencji i zainteresowań Użytkownika.