I. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Regulamin – regulamin niniejszego Serwisu Internetowego „POLMED”.
2. Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem https://polmed.pl/, w skład którego wchodzą między innymi następujące portale wydzielone przez Administratora Serwisu (dalej łącznie jako „Portale”):

• • Portal Pacjenta – wydzielona część Serwisu, w ramach której Zarejestrowany Użytkownik będący osobą fizyczną uzyskuje dostęp do udostępnionych w ramach Portalu Pacjenta funkcji takich jak, m.in.: możliwość Rezerwacji Usługi Medycznej, możliwość zawarcia Umowy na Świadczenie Usług Medycznych, dostęp do Usługi dostępu do Dokumentacji Medycznej, dostęp do części dokumentacji medycznej. Zastrzega się, że w zależności od zakupionej Usługi Medycznej, Pakietu Usług Medycznych lub Pakietu Opieki Medycznej, zakres funkcji udostępnionych za pośrednictwem Portalu Pacjenta może się różnić dla poszczególnych Użytkowników.
  • Portal Pracodawcy – wydzielona część Serwisu dostępna dla podmiotów, które zawarły z Administratorem Serwisu odrębną umowę gwarantującą dostęp do Portalu Pracodawcy,
  • Platforma Medycyny Pracy – wydzielona część Serwisu dostępna dla podmiotów, które zawarły z Administratorem Serwisu odrębną umowę udzielającą dostępu do Portalu Medycyny Pracy,
  • Portal Agentów Ubezpieczeniowych – wydzielona część Serwisu dostępna dla podmiotów, które zawarły z Administratorem Serwisu odrębną umowę udzielającą dostępu do Portalu Agentów Ubezpieczeniowych,
  • Portal dla Partnerów Medycznych – wydzielona część Serwisu dostępna dla podmiotów, które zawarły z Administratorem Serwisu odrębną umowę udzielającą dostępu do Portalu Partnerów Medycznych.

3. Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy szczególnie przyznają zdolność prawną, korzystająca z Serwisu.
4. Zarejestrowany Użytkownik – Użytkownik, który dokonał rejestracji indywidualnego Konta w Serwisie, przy użyciu indywidualnego adresu e-mail;
5. Rejestracja Konta – udzielenie Użytkownikowi przez Administratora Serwisu uprawnień dostępu do danego Portalu;
6. Konto – część Serwisu wydzielona dla danego Użytkownika umożliwiająca korzystanie z danego Portalu;
7. mojeID – narzędzie służące do potwierdzania tożsamości online w usługach komercyjnych i publicznych, którego dostawcą jest Krajowa Izba Rozliczeniowa.
8. Administrator Serwisu lub POLMED – POLMED S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000271013, email [email protected], telefon 58 775 09 19.
9. Umowa na korzystanie z Serwisu – umowa zawierana z Użytkownikiem, który dokonał w Serwisie Rejestracji Konta, obejmująca prawo do korzystanie z Konta.
10. Umowa na newsletter – umowa zawierana z Użytkownikiem, który wyraził zgodę na otrzymywanie od Administratora Serwisu informacji handlowej w rozumieniu Ustawy  o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
11. Umowa o Świadczenie Usług Medycznych – zawierana pomiędzy Administratorem Serwisu, a Użytkownikiem, z wykorzystaniem funkcjonalności Serwisu, która może mieć formę:

• • odpłatnej umowy o wykonanie wskazanej Usługi Medycznej lub Usług Medycznych,
  • odpłatnej umowy o wykonanie wskazanego zestawu Usług Medycznych w ramach zdefiniowanego pakietu dalej jako „Pakiet Usług Medycznych, PUM”),
  • odpłatnej umowy o dostęp do wskazanych Usług Medycznych przez czas określony podczas zawierania Umowy o Świadczenie Usług Medycznych w ramach zdefiniowanego pakietu opieki medycznej (dalej jako „Pakiet Opieki Medycznej, POM”).

12. Usługa Medyczna – opisana w treści Serwisu usługa medyczna służąca profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działania medyczne, wynikające z procesu leczenia lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich wykonywania, złożone z określonej procedury zdrowotnej oraz niezbędników przekształceń, wymaganych do zrealizowania danego świadczenia zdrowotnego. Usługa Medyczna, w zależności od charakteru, może być również świadczona zdalnie za pomocą środków porozumiewania się na odległość (usługa telemedyczna). Usługa Medyczna może mieć również charakter niemedyczny.
13. Voucher – uprawnienie w formie wygenerowanego kodu, który uprawnia do zakupu Usług Medycznych z rabatem Vouchera lub nieodpłatnie. Uprawnienia wynikające z Vouchera oraz okres jego ważności opisane są w treści informacji mailowej przekazanej przez Administratora Serwisu Użytkownikowi, który nabył Voucher. Prawa z Vouchera mogą być przekazane przez jego nabywcę na dowolną osobę trzecią, która może być Użytkownikiem w rozumieniu Regulaminu. Prawa z Vouchera wygasają wraz z wygaśnięciem okresu ważności Vouchera. Uprawnienia z Vouchera są jednorazowe i wygasają po ich wykorzystaniu.
14. Rezerwacja Usługi Medycznej – funkcja Serwisu, pozwalająca Użytkownikom na rezerwację terminu celem skorzystania z Usługi Medycznej, w tym w ramach PUM lub POM.
15. Pacjent – osoba fizyczna, która zawarła Umowę o Świadczenie Usług Medycznych (w tym z wykorzystaniem Vouchera), jak również osoba, będąca pacjentem POLMED na innej podstawie niż Umowa o Świadczenie Usług Medycznych.
16. Usługa Dostępu do Dokumentacji Medycznej – oferowana Pacjentom usługa umożliwiająca dostęp do dokumentacji medycznej, w szczególności niektórych wyników badań za pośrednictwem Serwisu.
17. Wykonawca Usługi – uprawniona osoba fizyczna wykonująca Usługę Medyczną na rzecz Pacjenta, w szczególności lekarz lub inny członek personelu medycznego Świadczeniodawcy.
18. Świadczeniodawca – podmiot leczniczy realizujący Usługę Medyczną; Świadczeniodawcą może być POLMED lub inny podmiot, z którym POLMED zawarł odrębną umowę współpracy.
19. Siła Wyższa – oznacza zdarzenie będące poza kontrolą Stron lub Pacjenta i uniemożliwiające wywiązanie się ze swoich zobowiązań przez Stronę lub Pacjenta, a w szczególności działania wojenne (niezależnie od tego, czy wojna została wypowiedziana, czy też nie), rozruchy, zamieszki, strajki, lokauty lub naruszenia porządku publicznego, a także działania sił przyrody, takie jak w szczególności powódź, trzęsienie ziemi, temperatura, opad lub inne warunki atmosferyczne uniemożliwiające prawidłowe wykonywanie swoich zobowiązań, a także stany epidemii.
20. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
21. Konsument – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w celach niezwiązanych bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, a w zakresie prawa do odstąpienia od umowy – również osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji  o Działalności Gospodarczej.
22. Kodeks Cywilny – ustawa Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.
23. Ustawa o prawach konsumenta – ustawa z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta.
24. TCOP lub Telefoniczne Centrum Obsługi Pacjenta – usługa połączenia głosowego z personelem Administratora Serwisu pod numerem wskazanym w Serwisie.
25. ”Zadaj Pytanie Lekarzowi” – funkcjonalność Serwisu udostępniona w ramach Portalu Pacjenta wszystkim lub wybranym przez Administratora Serwisu Pacjentom.

II. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu oraz świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu.
2. Serwis prowadzony jest przez Administratora Serwisu.
3. Niniejszy Regulamin określa w szczególności:
   • podstawowe funkcjonalności Serwisu,
   • minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie z Serwisu,
   • zasady dokonywania rejestracji i korzystania z Konta,
   • zasady zawierania Umów o Świadczenia Medyczne za pośrednictwem Serwisu,
   • zasady świadczenia Usługi Dostępu do Dokumentacji Medycznej za pośrednictwem Serwisu,
   • zasady świadczenia Usługi Dostępu do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej za pośrednictwem Serwisu, o tryb postępowania reklamacyjnego, o zasady polityki ochrony danych osobowych,
   • zasady zmiany Regulaminu.
4. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie z Serwisu są następujące:
   • komputer lub inne urządzenie z dostępem do Internetu;
   • posiadanie i dostęp do indywidualnej poczty elektronicznej;
   • przeglądarka internetowa: Mozilla Firefox w wersji 56.0 lub nowszej z włączoną obsługą JavaScript i cookies; albo Google Chrome w wersji 61.0 lub nowszej, Opera w wersji 38, Edge, Safari 11,
5. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do niniejszego Regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem odsyłacza zamieszczonego na stronie głównej Serwisu oraz pobrać go tutaj: regulamin www.polmed.pl i sporządzić wydruk.
6. Podane w Serwisie informacje o Usługach Medycznych, Pakietach Usług Medycznych i Pakietach Opieki Medycznej, a także o innych towarach lub usługach dostępnych do zakupu za pośrednictwem Serwisu stanowią zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego, nie stanowią natomiast oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu Cywilnego.
7. Administrator Serwisu dokłada starań, aby Użytkownicy mieli możliwość korzystania ze wszystkich funkcjonalności Serwisu w sposób nieprzerwany, zastrzega jednak możliwość czasowego zawieszania funkcjonowania niektórych lub wszystkich funkcjonalności Serwisu  w celu przeprowadzania jego konserwacji, aktualizacji lub napraw.
8. Administrator Serwisu dokłada starań, aby wszystkie funkcjonalności Serwisu działały poprawnie. Tym niemniej Administrator Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości w działaniu funkcjonalności Serwisu. Niniejsze postanowienie nie ogranicza praw Konsumentów wynikających z mających zastosowanie przepisów prawa.
9. Administrator Serwisu może organizować samodzielnie lub wspólnie z innymi podmiotami konkursy, promocje i zabawy dla wszystkich lub niektórych Użytkowników. Warunki takich konkursów, promocji lub zabaw określane będą w odrębnych regulaminach dostępnych w ramach Serwisu.
10. Wszelkie elementy graficzne, rozwiązania techniczne i inne elementy Serwisu, w szczególności kod HTML i XHTML, arkusze CSS, skrypty JavaScript i linki multimedialne, jak również programy komputerowe udostępnione za pośrednictwem Serwisu podlegają ochronie prawnej pod kątem praw autorskich przysługujących Administratorowi Serwisu lub innym podmiotom.
11. Użytkownik nie ma prawa kopiować, ani utrwalać elementów, ani całości Serwisu w jakikolwiek sposób i w jakiejkolwiek formie, za wyjątkiem tych elementów, których kopiowanie lub utrwalanie zostało wyraźnie dopuszczone przez Administratora Serwisu.
12. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że materiały publikowane w ramach Serwisu, w szczególności w formie artykułów, nie muszą być pozbawione błędów. Administrator Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za skutki stosowania się przez Użytkowników do treści materiałów zamieszczonych w Serwisie, ani za ich rzetelność i kompletność. W szczególności materiały opublikowane w Serwisie nie stanowią porady medycznej, ani diagnozy. Niniejsze postanowienie nie ogranicza praw Konsumentów wynikających z mających zastosowanie przepisów prawa.
13. Administrator Serwisu zastrzega możliwość wprowadzania nowych funkcjonalności do Serwisu, modyfikacji funkcjonalności istniejących lub ich usuwania. Zmiany takie wymagają zmiany Regulaminu, jednak wyłącznie w takim zakresie, w jakim zmieniają prawa lub obowiązki Użytkowników lub Administratora Serwisu.
14. Szczególne zagrożenia związane z korzystaniem ze świadczonych za pośrednictwem Serwisu usług drogą elektroniczną to możliwość uzyskania przez nieuprawnione osoby dostępu do danych transmitowanych przez sieć lub przechowywanych na dołączonych do sieci komputerach i ingerencji w te dane, co może spowodować w szczególności ich utratę, nieuprawnioną zmianę lub uniemożliwienie korzystania z usług oferowanych z wykorzystaniem Serwisu. Takie skutki może wywołać również niezamierzona instalacja złośliwego oprogramowania. Administrator Serwisu nie rozpoznaje innych szczególnych zagrożeń związanych z korzystaniem z usług drogą elektroniczną.
15. Umowy opisane postanowieniami niniejszego Regulaminu, zawierane na odległość, uważa się za zawarte z momentem potwierdzenia ich zawarcia przez Administratora Serwisu, w szczególności przez wysyłkę do Użytkownika wiadomości e-mail z odnośnym potwierdzeniem, chyba że co innego wprost wynika z treści danej umowy, w tym niniejszego Regulaminu.

III. Podstawowe Zasady Korzystania z Serwisu

1. Użytkownicy mają możliwość założenia w Serwisie indywidualnego Konta poprzez dokonanie Rejestracji Konta w Serwisie (rejestracja).
2. Rejestracja następuje poprzez wypełnienie i zaakceptowanie formularza rejestracyjnego udostępnionego na stronach Serwisu, w którym Użytkownik musi podać dane oznaczone jako wymagane oraz kliknięcie w link aktywacyjny przesłany przez Administratora Serwisu na podany podczas rejestracji przez Użytkownika adres e-mail. Link aktywacyjny ważny jest  w czasie wskazanym w wiadomości e-mail, w której został przesłany.
3. Warunkiem rejestracji jest wyrażenie zgody na treść Regulaminu oraz podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe. Użytkownik zobowiązany jest do podania kompletnych, prawdziwych danych.
4. Aktywowanie Konta następuje po kliknięciu w otrzymany na adres e-mail link w określonym czasie. Hasło powinno składać się z przynajmniej 8 znaków, małej i wielkiej litery, cyfry oraz znaku specjalnego jak np. (!@#$%^&*) – cyfra jak i znak specjalny jest wymagany i powinno być znane jedynie Użytkownikowi.
5. Administrator Serwisu może pozbawić Użytkownika prawa do korzystania z Serwisu za pośrednictwem jego Konta, jak również może ograniczyć jego dostęp do części lub całości zasobów Serwisu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Użytkownika Regulaminu, w szczególności, gdy Użytkownik: o podał w trakcie rejestracji w Serwisie dane niezgodne z prawdą, niedokładne lub nieaktualne, wprowadzające w błąd lub naruszające prawa osób trzecich;
   • dopuścił się za pośrednictwem Serwisu naruszenia dóbr osobistych osób trzecich, w szczególności dóbr osobistych innych Użytkowników,
   • dopuścił się innych zachowań, niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego lub godzących w dobre imię Administratora Serwisu, jego pracowników, współpracowników lub kontrahentów.
6. Osoba, która została pozbawiona prawa do korzystania z Serwisu nie może dokonać powtórnej rejestracji bez uprzedniej zgody Administratora Serwisu.
7. Użytkownik korzystając z Serwisu zobowiązany jest w szczególności do:
   • niedostarczania i nieprzekazywania treści zabronionych przez przepisy prawa,
   • niepodejmowania działań takich jak rozsyłanie lub umieszczanie w ramach Serwisu niezamówionej informacji handlowej,
   • korzystania z Serwisu w sposób niezakłócający jego funkcjonowania,
   • korzystania z wszelkich treści zamieszczonych w ramach Serwisu jedynie w zakresie własnego użytku osobistego,
   • korzystania z Serwisu w sposób zgodny ze wszystkimi, mającymi zastosowanie przepisami prawa oraz postanowieniami Regulaminu.
8. Dokonując rejestracji w Serwisie, a także korzystając z Serwisu w jakikolwiek inny sposób, Użytkownik akceptuje niniejszy Regulamin, a w szczególności jego postanowienia o charakterze umownym regulujące stosunek między Użytkownikiem, a Administratorem Serwisu oraz zobowiązuje się do przestrzegania prawa przy korzystaniu z Serwisu, w szczególności do przestrzegania autorskich praw majątkowych oraz praw wynikających z rejestracji wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i przemysłowych innych osób, a także do poszanowania dóbr osobistych osób trzecich i Administratora Serwisu oraz poszanowania dobrych obyczajów.
9. Umowa na korzystanie z Serwisu w rozumieniu niniejszego Regulaminu zawierana jest z Użytkownikiem przez zarejestrowanie konta Użytkownika.
10. Każdy Użytkownik może zaprzestać korzystania z usług w zakresie korzystania z Serwisu w każdym czasie opuszczając strony Serwisu. Użytkownik Zarejestrowany może rozwiązać umowę o korzystanie z Serwisu w każdym czasie wypowiadając umowę na korzystanie z Serwisu poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres [email protected], z tym zastrzeżeniem, że  brak Konta może uniemożliwić pełne korzystanie z Usług.
11. Zarejestrowani Użytkownicy powiadamiani są o zmianie Regulaminu również mailem i mają 14 dni od dnia powiadomienia na rozwiązanie umowy na korzystanie z Serwisu przez likwidację Konta lub wypowiedzenie w terminie wskazanym w Regulaminie, jeżeli nie wyrażają zgody na zmiany.

12. Umowa na newsletter zawierana jest z Użytkownikiem na czas nieoznaczony, a każda ze stron może ją rozwiązać w każdym czasie ze skutkiem natychmiastowym.
13. Użytkownicy, którzy zawarli umowę na newsletter powiadamiani są o zmianie Regulaminu w zakresie usługi newsletter również mailem i mają 14 dni od dnia powiadomienia na rozwiązanie umowy na newsletter przez wypowiedzenie w terminie wskazanym  w Regulaminie, jeżeli nie wyrażają zgody na zmiany.
14. W ramach serwisu dostępny jest dedykowany komunikator internetowy pozwalający na rozmowę (poprzez wymianę wiadomości tekstowych) z personelem Administratora  w określonych sprawach związanych m.in. z korzystaniem z Serwisu.
15. Rozwiązanie umowy o korzystanie z Serwisu nie pozbawia Użytkownika oraz, odpowiednio, Pacjenta, prawa do korzystania z usług zakupionych na podstawie Umowy o Świadczenie Usług Medycznych. Serwis jest jedynie jednym z kanałów umożliwiających zarządzanie tymi umowami przez Użytkownika oraz, odpowiednio, Pacjenta.
16. Administrator Serwisu oraz osoby realizujące na jego zlecenie Usługi Medyczne mają prawo odmówić wykonania Usługi Medycznej względem osoby, która nie stosuje się w miejscu jej wykonania do zasad bezpieczeństwa opisanych w Internecie na stronie https://polmed.pl/przewodnik-pacjenta/zasady-bezpieczenstwa-w-centrach-medycznychpolmed/

17. Administrator Serwisu może udostępnić wszystkim lub wybranym Pacjentom zalogowanym do Portalu Pacjenta funkcjonalność „Zadaj Pytanie Lekarzowi”.

Funkcjonalność ta stanowi specjalny komunikator służący komunikacji Pacjenta z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej w celu uzyskania krótkich i ogólnych informacji w przedmiocie ochrony zdrowia. Zadaj Pytanie Lekarzowi nie służy świadczeniu usług zdrowotnych i nie stanowi teleporady w rozumieniu odrębnych przepisów. Zadaj Pytanie Lekarzowi nie zastępuje konsultacji z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej lub lekarzem specjalistą. Udzielający odpowiedzi lekarz ma dostęp do danych osobowych Pacjenta oraz jego Dokumentacji Medycznej. Dostępność lekarzy obsługujących Zadaj Pytanie Lekarzowi jest ograniczona, dlatego Administrator Serwisu nie gwarantuje takiej dostępności przez cały czas dla każdego Pacjenta.

IV. Procedura zawierania Umów o Świadczenie Usług Medycznych oraz o zakup Vouchera

1. Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług Medycznych, które nie są świadczone w ramach Pakietu Usług Medycznych lub Pakietu Opieki Medycznej nie wymaga posiadania Konta.
2. Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług Medycznych świadczonych w ramach PUM lub POM wymaga posiadania Konta. Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług Medycznych w ramach POM wymaga również zaakceptowania treści umowy o usługi medyczne w pakiecie opieki medycznej udostępnianej Użytkownikowi w procesie zawierania odnośnej Umowy o Świadczenie Usług Medycznych..
3. W celu zawarcia Umowy o Świadczenie Usług Medycznych Użytkownik powinien korzystając z Serwisu wybrać Usługi Medyczne, które nie są oznaczone jako „niedostępne”, podejmując kolejne czynności techniczne w oparciu o wyświetlane komunikaty oraz informacje dostępne na stronie Serwisu.
4. Po podaniu przez Użytkownika korzystającego z Serwisu wszystkich niezbędnych danych wyświetlone zostanie podsumowanie przedmiotu Umowy o Świadczenie Usług Medycznych.
5. W celu zawarcia Umowy o Świadczenie Usług Medycznych konieczne jest podanie przez Użytkownika danych, w tym danych osobowych, umożliwiające kontakt i oznaczonych przez Administratora Serwisu jako wymagane.
6. Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług Medycznych w formie Pakietu Usług Medycznych lub Pakietu Opieki Medycznej uprawnia Użytkownika do korzystania z tych Usług Medycznych, które zostały opisane w informacji na temat danego Pakietu Usług Medycznych lub Pakietu Opieki Medycznej w chwili zawierania Umowy.
7. W sytuacjach dozwolonych przez Administratora Użytkownik zawierając Umowę o Świadczenie Usług Medycznych może wskazać, że Pacjentem uprawnionym do korzystania ze Świadczeń Medycznych będzie inna wskazana osoba fizyczna (inna niż Użytkownik). Użytkownik, ani wskazana osoba nie mogą w późniejszym czasie przenieść uprawnień do korzystania z Usług Medycznych na inną osobę bez zgody Administratora Serwisu.
8. Jeżeli dana Umowa o Świadczenie Usług Medycznych przewiduje, że z Usług Medycznych korzystać mogą (również łącznie z Użytkownikiem) inni Pacjenci, Użytkownik zawierający Umowę o Świadczenie Usług Medycznych zobowiązany jest wskazać dane pozostałych osób uprawnionych do korzystania z Usług Medycznych. W zależności od rodzaju Usługi Medycznej lub od osoby Pacjenta, Administrator Serwisu może wymagać, żeby Pacjent posiadał również indywidualne Konto w Serwisie. Zmiana osób uprawnionych do korzystania z Usług Medycznych wymaga zgody Administratora Serwisu.
9. Chwilą zawarcia Umowy o Świadczenie Usług Medycznych jest wysłanie na adres e-mail podany przez Użytkownika potwierdzenia przez Administratora Serwisu.
10. Umowa o Świadczenie Usług Medycznych nie zawierana w ramach Pakietu Usług Medycznych lub Pakietu Opieki Medycznej zawierana jest na czas wykonania danej Usługi Medycznej.
11. Umowa o Świadczenie Usług Medycznych zawierana w ramach Pakietu Usług Medycznych zawierana jest na czas wykonania Usług Medycznych wchodzących w zakres danego Pakietu. W przypadku jednak, jeżeli Użytkownik nie dokona Rezerwacji Usług Medycznych wchodzących w zakres Pakietu Usług Medycznych w terminie zakreślonym treścią danej Umowy o Świadczenie Usług Medycznych od jego zakupu, prawo do skorzystania z niewykorzystanych Usług Medycznych wygasa. Jeżeli Użytkownik nie mógł skorzystać z Usługi Medycznej z winy Administratora Serwisu, Administrator Serwisu zwraca Użytkownikowi poniesiony przez Użytkownika koszt zakupu Usługi Medycznej proporcjonalnie do wartości niewykorzystanych  z tej przyczyny Usług Medycznych.

12. Umowa o Świadczenie Usług Medycznych zawierana w ramach Pakietu Opieki Medycznej zawierana jest na czas określony opisany w treści odnośnej umowy przekazywanej Użytkownikowi w formie odrębnego dokumentu. Z końcem dnia wskazanego jako ostatni dzień obowiązywania POM, prawo do korzystania z Usług Medycznych w ramach POM wygasa.
13. Administrator Serwisu zastrzega sobie możliwość kontaktowania się z Użytkownikiem za pośrednictwem poczty internetowej lub telefonicznie w celu potwierdzenia zawarcia Umowy o Świadczenie Usług Medycznych lub wyjaśnienia niejasności. Brak możliwości kontaktu z klientem lub niewyjaśnienie wątpliwości uprawnia Administratora Serwisu  do odstąpienia od Umowy o Świadczenie Usług Medycznych.
14. Do zawarcia umowy o zakup Vouchera stosuje się postanowienia dotyczące zawarcia Umowy o Świadczenie Usług Medycznych, chyba że z niniejszego Regulaminu wynika co innego. Voucher przekazywany jest Użytkownikowi, który dokonał jego zakupu w formie mailowej na adres mailowy Użytkownika wskazany podczas zakupu Vouchera.

 VI. Ceny i metody płatności

1. Ceny Usług Medycznych podawane są w złotych polskich i są cenami brutto, tzn. zawierają wszystkie składniki, w tym podatek VAT w wysokości wynikającej z obowiązujących przepisów.
2. Użytkownik może wybrać udostępnione przez Administratora Serwisu formy płatności za zamówione usługi. W celu dokonania płatności z góry, Użytkownik powinien kierować się informacjami dostarczonymi przez Administratora Serwisu lub operatora danej płatności.  W przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem operatorów płatności, Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminów świadczenia usług przez takiego operatora.
3. W przypadku POM Administrator Serwisu może udostępnić opcję płatności poprzez sfinansowanie ceny POM przez wskazanego przez Administratora Serwisu kredytodawcę („kredytodawca”) w formie kredytu konsumenckiego (kredyt wiązany). Kredytodawca jest podmiotem niezależnym od Administratora Serwisu. Administrator Serwisu nie jest stroną umowy kredytu.
4. Użytkownik posiadający prawa do Vouchera może wykorzystać Voucher w momencie zapłaty za Usługę Medyczną, jeżeli dany Voucher uprawnia do uzyskania ulgi lub rabatu w przypadku zakupu danej Usługi Medycznej i jego okres ważności nie upłynął.
5. Każda Umowa na Świadczenie Usług Medycznych potwierdzana jest z użyciem indywidualnej wiadomości e-mail przekazywanej na adres e-mail podany w procesie zawierania Umowy na Usługę Medyczną. Na życzenie Użytkownika wystawiana jest faktura VAT, która jest przesyłana Użytkownikowi wyłącznie na adres e-mail podany w procesie zawierania Umowy na Usługę Medyczną.

VII. Rezerwacja Usług Medycznych

1. Skorzystanie z możliwości Rezerwacji Usług Medycznych odbywa się w trakcie zawierania umowy wymagającej takiej rezerwacji lub w terminie późniejszym za pośrednictwem Serwisu, osobiście lub z użyciem TCOP (numer podany w Serwisie).
2. W celu dokonania Rezerwacji Usług Medycznych Użytkownik wybiera jeden z dostępnych terminów wskazanych w Serwisie i dokonuje zatwierdzenia. Administrator Serwisu zastrzega, że zarezerwowany termin może ulec zmianie w zakresie wybranej godziny, tj. wizyta lub badanie może ulec opóźnieniu na skutek indywidualnego podejścia personelu do pacjenta i większą niż zakładana czasochłonność wcześniej wykonywanych danego dnia badań, zabiegów, konsultacji etc.
3. Użytkownik otrzymuje na adres e-mail podany przy zawieraniu Umowy o Świadczenie Usług Medycznych lub przy rejestracji Konta potwierdzenie Rezerwacji Usługi Medycznej niezwłocznie po zawarciu i opłaceniu Umowy sprzedaży.
4. Administrator Serwisu może skontaktować się Użytkownikiem telefonicznie w celu przekazania danych uprawniających do skorzystania z usług lub potwierdzenia terminu Rezerwacji Usługi Medycznej. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z Użytkownikiem przez kolejne 24 godziny, Administrator Serwisu uprawniony jest do anulowania Rezerwacji Usługi Medycznej.
5. Dokonując Rezerwacji Usługi Medycznej Użytkownik zobowiązuje się, że Pacjent stawi się w ustalonym terminie celem skorzystania z Usługi Medycznej. Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Administratora Serwisu w sposób opisany w ustępie poniżej o każdym przypadku braku stawiennictwa się Pacjenta w terminie ustalonym w Rezerwacji Usługi Medycznej.

6. Użytkownik może odwołać rezerwację wykorzystując jedną z poniższych metod:

• • online, poprzez wybór na Koncie Użytkownika okienka o odwołaniu wizyty,
  • telefonicznie, dzwoniąc na TCOP (numer podany w Serwisie).
  • wysyłając e-mail na adres [email protected].
  • poprzez odpowiedź na SMS wysłany w celu potwierdzenia wizyty (opcja dostępna dla wybranych grup pacjentów, instrukcja odwołania znajduje się w otrzymanym SMS  z potwierdzeniem wizyty).

7. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że świadczenie niektórych Usług Medycznych może wymagać wcześniejszego przygotowania (np. przybycia Pacjenta na badanie na czczo) lub dostarczenia odpowiednich informacji (np. odnośnie alergii Pacjenta). W przypadku, jeżeli Pacjent nie spełni warunków świadczenia Usługi Medycznej Świadczeniodawca lub Wykonawca Usługi uprawnieni są do odmowy udzielenia świadczenia Usługi Medycznej.
8. Jeżeli do braku wykonania Usługi Medycznej dojdzie z następujących przyczyn:

• • zawinionego przez Użytkownika lub Pacjenta braku możliwości kontaktu w celu potwierdzenia Rezerwacji Usługi Medycznej,
  • zawinionego przez Użytkownika lub Pacjenta braku stawiennictwa w terminie Rezerwacji Usługi Medycznej,
  • zawinionego przez Użytkownika lub Pacjenta stawiennictwa w celu skorzystania z Usługi Medycznej w stanie uniemożliwiającym jej wykonanie (np. po spożyciu alkoholu) lub bez niezbędnego przygotowania lub bez posiadania niezbędnych informacji,
  • zawinionego przez Użytkownika lub Pacjenta działania uniemożliwiającego wykonanie Usługi Medycznej (np. braku stosowania się do poleceń Wykonawcy Usługi),

Użytkownikowi nie przysługuje zwrot ceny za Usługę Medyczną.

9. W przypadku wystąpienia przeszkody w realizacji Usługi Medycznej w terminie wynikającym z Rezerwacji Usługi Medycznej z przyczyn leżących po stronie Administratora Serwisu, Świadczeniodawcy lub Wykonawcy Usługi lub z powodu Siły Wyższej, Administrator Serwisu może zaproponować Użytkownikowi zmianę terminu Rezerwacji Usługi Medycznej lub Wykonawcy Usługi. W przypadku wyrażania przez Użytkownika zgody, pomiędzy Stronami obowiązuje nowy termin Rezerwacji Usługi Medycznej.
10. W przypadku co najmniej trzykrotnej nieobecności na umówionej wizycie przy jednoczesnym braku odwołania Rezerwacji Usług Medycznych przez tego samego Użytkownika w okresie 6 kolejnych miesięcy, Administrator Serwisu uprawniony jest do zablokowania możliwości Rezerwacji Usług Medycznych do czasu wyjaśnienia wątpliwości co do przyczyn takich odwołań.
11. Każdy Użytkownik, który zawarł Umowę o Świadczenie Usług Medycznych ma prawo do czterech Rezerwacji Usług Medycznych za pośrednictwem Serwisu w jednym miesiącu, liczonych od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Dodatkowo Użytkownik taki może dokonać za pośrednictwem Serwisu Rezerwacji tylko jednej Usługi Medycznej (wizyty) w tygodniu u lekarza tej samej specjalizacji. Rezerwacje, które zostały odwołane na 24 h przed wyznaczonym terminem, nie wliczają się do tych limitów. Po przekroczeniu powyższego limitu Rezerwacji Użytkownik może skorzystać z rezerwacji telefonicznej z użyciem TCOP (numer podany w Serwisie).

VIII. Usługa Dostępu do Dokumentacji Medycznej

1. Usługa Dostępu do Dokumentacji Medycznej, w szczególności w zakresie wyników badań, dostępna jest dla wybranych przez Administratora Serwisu Usług Medycznych oraz Świadczeniodawców. Zmiana zakresu Usług Medycznych lub Wykonawców Usługi objętych Usługą Dostępu do Dokumentacji Medycznej nie wymaga zmiany niniejszego Regulaminu.
2. Usługa Dostępu do Dokumentacji Medycznej świadczona jest za pośrednictwem Portalu Pacjenta – po wystosowaniu wniosku o nadanie uprawnień i zweryfikowaniu tożsamości w recepcji Centrum Medycznego POLMED lub po dokonaniu autentykacji Użytkownika  za pośrednictwem narzędzia mojeID.
3. Wyniki badań objęte Usługą Dostępu do Dokumentacji Medycznej udostępniane są w sposób opisany powyżej niezwłocznie, po uzyskaniu wyników badań.
4. W ramach Usługi Dostępu do Dokumentacji Medycznej Użytkownik może uzyskać dostęp do dokumentacji medycznej powstałej po dacie uzyskania dostępu. Dostęp ten nie stanowi udostępnienia dokumentacji medycznej w rozumieniu ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta i w żaden sposób nie ogranicza uprawnień pacjentów wynikających z w/w ustawy do uzyskiwania dostępu, kopii i odpisów dokumentacji medycznej.

IX. Odpowiedzialność

1. Administrator Serwisu ponosi odpowiedzialność za brak możliwości skorzystania z Usługi Medycznej w przypadku, jeżeli brak taki spowodowany jest okolicznościami, za które winę ponosi Administrator Serwisu, Świadczeniodawca lub Wykonawca Usługi. Administrator Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości skorzystania z Usługi Medycznej w szczególności, jeżeli: o brak możliwości skorzystania z Usługi Medycznej powstał w wyniku działania Siły Wyższej,
   • brak możliwości skorzystania z Usługi Medycznej powstał w wyniku nieprawidłowego działania dostawców sieci Internet lub usług telefonii komórkowej, niezawinionego przez Administratora Serwisu, Świadczeniodawcę, Wykonawcę Usługi,
   • brak możliwości skorzystania z Usługi Medycznej powstał w wyniku nieprawidłowego działania urządzeń, z których korzysta Użytkownik lub Pacjent, niezawinionego przez Administratora Serwisu, Świadczeniodawcę, Wykonawcę Usługi.
2. Administrator Serwisu dokłada starań celem umożliwienia jak największej dostępności Wykonawców Usług, w szczególności lekarzy specjalistów, tym niemniej nie gwarantuje dostępności Wykonawców Usług w terminach planowanych przez Użytkownika lub Pacjenta. Dostępność danych Usług Medycznych na bieżąco aktualizowana jest w Serwisie.
3. Serwis zawiera łącza do innych stron internetowych. Administrator Serwisu udostępnia te łącza Użytkownikom wyłącznie dla wygody i w celach informacyjnych. Z uwagi na fakt, że Administrator Serwisu nie ma kontroli nad zawartością treści innych stron internetowych, Administrator Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za dostępność tych odrębnych stron internetowych, ich zawartość, reklamy, produkty i inne udostępnione w ich ramach materiały (odnosi się to także do portali społecznościowych).

4. Administrator Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za niezawinione przez Administratora Serwisu skutki udostępnienia przez Użytkownika nazwy użytkownika i hasła do Konta osobom trzecim lub też nienależytego zabezpieczenia tych danych pozwalającego na ich uzyskanie i użycie przez osoby trzecie.

X. Uprawnienie do odstąpienia od Umowy przez Użytkownika będącego Konsumentem

1. Postanowienia niniejszego rozdziału X mają zastosowanie do następujących umów:
   • Umowy na korzystanie z Serwisu,
   • Umowy na newsletter,
   • Umowy na zakup Vouchera
   • Umowy o Świadczenie Usług Medycznych indywidualnie lub w formie Pakietu Usług Medycznych lub w formie Pakietu Opieki Medycznej (w niniejszym rozdziale dalej łącznie jako Umowa o Świadczenie Usług Medycznych);
2. Użytkownik będący Konsumentem zawierający umowę wskazaną w pkt 1 powyżej na odległość ma prawo odstąpić od umowy bez podania przyczyn w terminie do 14 dni od dnia otrzymania poprzez wiadomość e-mail potwierdzenia zawarcia danej Umowy.
3. Zgłoszenie chęci odstąpienia od umowy wskazanej w pkt 1 powyżej następuje poprzez oświadczenie, które musi nastąpić do 14 dni od dnia wskazanego w pkt 2 powyżej z tym, że odstąpienie od Umowy o Świadczenie Usług Medycznych ze wskazanym terminem realizacji nie może nastąpić później niż w dniu poprzedzającym termin realizacji.
4. Administrator Serwisu zachęca do korzystania z przygotowanego formularza odstąpienia od umowy stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Konsumentowi przysługuje możliwość odstąpienia od Umowy w innej formie niż formularz, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym. Zachowanie formy formularza jest jednak wskazane i ułatwi proces odstąpienia od Umowy.
5. W przypadku odpłatnej umowy wskazanej w pkt 1 powyżej, płatność tytułem zwrotu zostanie przesłana w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia Konsumenta o odstąpieniu od umowy na konto bankowe podane w formularzu zwrotu, a w razie braku informacji o numerze konta bankowego w oświadczeniu – tą samą drogą jaką nastąpiła płatność. W przypadku braku podania rachunku bankowego, płatność nastąpi przelewem na rachunek bankowy Konsumenta, z którego nastąpiła płatność ceny, a w przypadku braku takiego rachunku – Administrator Serwisu podejmie starania celem skontaktowania się z Konsumentem celem ustalenia sposobu zwrotu. Ewentualny zwrot zostanie pomniejszony o koszt cennikowy wykonania Usług Zdrowotnych, z których Konsument skorzystał do momentu odstąpienia, zaś odnośnie sytuacji, w których do odstąpienia od Umowy o Świadczenie Usługi Medycznej (pojedynczej) doszło na mniej niż 24 godziny przed zarezerwowanym terminem jej świadczenia ewentualny zwrot zostanie pomniejszony o uzasadniony koszt poniesiony przez Administratora Serwisu w celu przygotowania się do świadczenia odnośnej usługi.
6. Konsumentowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w odniesieniu do umów:
   • o świadczenie usług, za które Konsument jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli Administrator Serwisu wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą Konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez Administratora Serwisu utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości;
   • o dostarczanie treści cyfrowych, niedostarczonych na nośniku materialnym za które Konsument jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli Administrator Serwisu rozpoczął świadczenie za wyraźną i uprzednią zgodą Konsumenta przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnienia świadczenia przez Administratora Serwisu utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości, a Administrator Serwisu przekazał konsumentowi potwierdzenie zawarcia Umowy o dostarczanie treści cyfrowych,
   • w pozostałych przypadkach przewidzianych przepisami Ustawy o prawach konsumenta.
7. Użytkownik wyraża zgodę, aby usługa w postaci skorzystania z Vouchera została w całości świadczona przed zakończeniem upływu czasu na odstąpienie od umowy wskazanej w pkt 1 powyżej. Usługa ta zostaje wykonana w chwili skorzystania z Vouchera i z tą chwilą Konsument traci prawo do odstąpienia od umowy wskazanej w pkt 1 powyżej, co Użytkownik przyjmuje do wiadomości.
8. Zawierając Umowę o Świadczenie Usług Medycznych Użytkownik żąda rozpoczęcia wykonania Umowy przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy o Świadczenie Usług Medycznych, a także żąda wykonania tej Umowy przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy, oraz przyjmuje do wiadomości informację o utracie prawa do odstąpienia od Umowy o Świadczenie Usług Medycznych z chwilą jej pełnego wykonania przez Administratora Serwisu. W związku z powyższym: o po spełnieniu zamówionego świadczenia przez Administratora Serwisu Użytkownik będący Konsumentem traci prawo odstąpienia od Umowy o Świadczenie Usług Medycznych od momentu wykonania jej w pełni oraz
   • Użytkownik ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od Umowy o Świadczenie Usług Medycznych.

XI. Reklamacje

1. Wszystkie reklamacje dotyczące technicznych aspektów funkcjonowania Serwisu powinny być zgłaszane na adres: [email protected]. W zgłoszeniu reklamacyjnym należy podać przyczynę reklamacji.
2. Wszelkie pozostałe reklamacje związane z korzystaniem z Usług Medycznych powinny być kierowane na adres: [email protected]l lub telefonicznie na numer 58 775 95 99. W zgłoszeniu reklamacyjnym należy podać przyczynę reklamacji.
3. Administrator Serwisu dopuszcza też inne niż wskazane w ust.1 i 2 powyżej sposoby zgłaszania reklamacji.
4. Administrator Serwisu rozpatrywać będzie reklamacje w terminie 30 dni kalendarzowych licząc od dnia skutecznego ich złożenia.

XII. Dane osobowe

Zasady gromadzenia przetwarzania danych osobowych Użytkowników, Beneficjentów Usługi  i Pacjentów zawiera Polityka Prywatności stanowiąca Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu oraz Klauzula Informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 3  do niniejszego Regulaminu.

XIII. Postanowienie końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie właściwe przepisy prawa polskiego.
2. Niniejszy Regulamin obowiązuje z mocą od dnia 23 grudnia 2025 roku.
3. Administrator Serwisu może dokonywać zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn. Zmiany podyktowane mogą być zmianami w aspekcie technologicznym, prawnym, ekonomicznym lub organizacyjnym prowadzenia działalności Administratora Serwisu, a także zmianami w strukturze lub w treści Serwisu lub oferty Administratora Serwisu. Wszelkie zmiany Regulaminu będą komunikowane Użytkownikom na łamach Serwisu i zaczną obowiązywać od momentu powiadomienia Użytkowników o zmianach,  poprzez opublikowanie Regulaminu  w nowej treści na stronach Serwisu, z powiadomieniem o treści zmian.
4. Zmiana Regulaminu nie ma wpływu na zasady wykonania Umów sprzedaży zawartych przed wejściem w życie danej zmiany.
5. W sytuacjach, w których niniejszy Regulamin jest częścią odrębnej umowy wiążącej Administratora Serwisu, w razie konfliktu postanowień Regulaminu z postanowieniami tej umowy, w tym jej pozostałych załączników, decydują postanowienia tej umowy i jej pozostałych załączników.

I. Definitions

The terms used in the Regulations shall have the following meanings:

1. Regulations – the regulations of “POLMED” website.
2. Website – website available at the address https://polmed.pl consisting among others of the following portals sectioned off by the Website Administrator (hereinafter referred to as “the Portals”):

• • Patient Portal – a separate part of the Website on which a Registered User, being a natural person, gains access to functions provided within the Patient Portal such as: a possibility of Booking a Medical Service, a possibility of concluding Agreement for the Provision of Medical Services, access to Medical Documentation Access service, access to a part of medical documentation. It should be noted that depending on the purchased Medical Service, Medical Services Package or Medical Care Package, the scope of functions provided via the Patient Portal can vary for particular Users.
  • Employer Portal – a separate part of the Website available for the entities which concluded a separate agreement with the Website Administrator guaranteeing access to the Employer Portal,
  • Occupational Medicine Platform – a separate part of the Website available for the entities which concluded a separate agreement with the Website Administrator granting access to the Occupational Medicine Portal,
  • Insurance Agents Portal – a separate part of the Website available for the entities which concluded a separate agreement with the Website Administrator granting access to the Insurance Agents Portal,
  • Medical Partners Portal – a separate section of the Website available for the entities which concluded a separate agreement with the Website Administrator granting access to Medical Partners Portal.

1. User – a natural person, a legal entity, or an organisational unit not being a legal entity which was granted legal capacity under special provisions, using the Website.
2. Registered User – a User who registered an individual Account on the Website with the use of individual E-mail address;
3. Account Registration – providing the User with the rights of access to a given Portal by the Website Administrator;
4. Account – a part of the Website dedicated to a given User allowing for the use of a given Portal;
5. myID – a tool used to confirm online identity in commercial and public services, the provider of which is the National Clearing House.
6. Website Administrator or POLMED – POLMED S.A. with registered seat in Starogard Gdański, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, entered into the register of entrepreneurs by the District Court Gdańsk-Północ, VII Commercial Division of the National Court Register [KRS] under KRS no.: 0000271013, share capital PLN 869870.00 fully paid-up, email [email protected], phone 58 775 09 19.
7. Use of Website Agreement– an agreement concluded with a User who Registered an Account on the Website, including a right to use the Account.
8. Newsletter Agreement – agreement concluded with a User who expressed a consent to receive commercial information, within the meaning of the Act on the provision of services via electronic means, from the Website Administrator.
9. Agreement for the Provision of Medical Services – concluded between the Website

Administrator and the User with the use of the Website’s functionality, can take the form of:

1. 1. agreement, provided against payment, for performance of indicated Medical Service or Medical Services,
   2. agreement, provided against payment, for performance of indicated set of Medical Services within defined package, hereinafter referred to as “Medical Services Package, PUM”),
   3. agreement, provided against payment, for access to indicated Medical Services for the period indicated during conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services within defined package of medical care (hereinafter referred to as “Medical Care Package, POM”).

12. Medical Service – medical service described in the content of the Website which serves the purpose of prevention, maintaining, saving, regaining or improvement of health and other medical activities arising from treatment process or separate provisions regulating principles of their performing, consisting of a specified health procedure and reference tools of transformations, required to realise given health care service. Depending on its nature, Medical Service can also be provided remotely with the use of means of distance communication (tele-medical service). Medical Service can also be of a non-medical nature.  
13. Voucher – a right in a form of generated code which entitles to purchase Medical Services with a discount of a Voucher or free of charge. The rights arising from a Voucher and the period of its validity are described in information contained in an E-mail provided by the Website Administrator to the User who purchased a Voucher. The rights arising from a Voucher can be transferred by its purchaser to any third party who may be a User within the meaning of the Regulations. The rights arising from a Voucher expire upon expiration of the Voucher’s validity period. The rights arising from a Voucher are one-off and expires once they are exercised.
14. Medical Service Booking– a function of the Website allowing the User to book a date for the purpose of using Medical Service, including under PUM or POM.
15. Patient – a natural person who concluded the Agreement for the Provision of Medical Services (including with the use of Voucher) as well as the person being a patient of POLMED on grounds other than the Agreement for the Provision of Medical Services.
16. Medical Documentation Access Service – a service offered to Patients allowing for medical documentation access, in particular access to some results of examinations via the Website.
17. Service Performer – an authorised natural person performing a Medical Service for the benefit of the Patient, in particular a physician or other member of medical personnel of the Service Provider.
18. Service Provider – a health care entity realising a Medical Service; The Service Provider can be POLMED or other entity with which POLMED concluded a separate cooperation agreement.
19. Force Majeure – an event that is beyond control of the Parties or the Patient, preventing the Parties or the Patient from fulfilling their duties; in particular, acts of war (regardless of whether war was declared or not), riots, commotion, strikes, lockouts or infringement of the public order as well as acts of nature such as, in particular, flood, earthquake, temperature, rainfall or other weather conditions preventing proper performance of duties, as well as epidemics.
20. Act on the provision of services via electronic means– the Act of 18 July 2002 on provision of services via electronic means.
21. Consumer – a natural person using the Website for the purposes not directly connected with its economic or professional activity, and in the scope of a right to withdraw from the agreement – also a natural person concluding an agreement directly connected with its business activity, when from the content of such agreement it arises that it is not of a professional nature for this person, arising in particular from the subject of the performed economic activity, provided based on the provisions of the Central Register and Information on Economic Activity [CEIDG].
22. Civil Code – the Civil Code Act of 23 April 1964.
23. Consumer Rights Act – the Consumer Rights Act of 30 May 2014.
24. TCOP or Patient Service Call Center – a service of voice call with the personnel of the Website Administrator under number indicated on the Website.
25. Ask the Doctor – functionality of the Service made available on the Patient Portal to all patients or those selected by the Service Administrator.

 II. General provisions

1. These Regulations stipulate the rules of using the Website and the provision of services via electronic means via the Website.
2. The Website is run by the Website Administrator.
3. These Regulations determine in particular:
   • basic functionalities of the Website,
   • minimal technical requirements allowing to use the Website,
   • rules of registering and using the Account,
   • rules of concluding Medical Services Agreements via the Website,
   • rules of providing Medical Documentation Access Service via the Website,
   • rules of providing Access Service to Electronic Medical Documentation via the Website,
   • mode of complaint procedure,
   • rules of personal data protection policy,
   • rules of amendment of the Regulations.
4. Minimal technical requirements allowing to use the Website are as follows:
   • computer or other equipment with access to the Internet;
   • having individual electronic mail and access thereto;
   • web browser: Mozilla Firefox version 56.0 or newer with JavaScript and cookies enabled; or Google Chrome version 61.0 or newer, Opera version 38, Edge, Safari 11,
5. Users may obtain access to the Regulations at any time via link located on homepage of the Website and may download it at https://polmed.pl/regulamin/ and make a printout.
6. Information provided on the Website pertaining to Medical Services, Medical Services Packages and Medical Care Packages as well as pertaining to other goods or services available for purchase via the Website constitute invitation to conclude an agreement within the meaning of art. 71 of the Civil Code, and do not constitute offer within the meaning of art. 66 § 1 of the Civil Code.
7. The Website Administrator uses endeavours so that the Users have a possibility to use all functionalities of the Website without interruption; however, it reserves a possibility of temporary suspension of functioning of some or all functionalities of the Website for the purpose of conducting its maintenance, update or repairs.
8. The Website Administrator uses endeavours so that all functionalities of the Website work properly. However, the Website Administrator shall not be responsible for irregularities in the operation of the functionalities of the Website. This provision does not limit the rights of the Consumers arising from applicable provisions of law.
9. The Website Administrator may organise (individually or jointly with other entities) competitions, promotions, and games for all or some of the Users. The terms and conditions of such competitions, promotions and games shall be specified in separate regulations available on the Website.
10. All graphical elements, technical solutions, and other elements of the Website, in particular HTML and XHTML codes, CSS, JavaScript scripts, and multimedia links as well as computer programs provided via the Website are subject to legal protection in terms of copyrights to which the Website Administrator or other entities are entitled.
11. The User has no right to copy or record elements of or the entire Website in any manner and in any form with the exception of the elements the copying or recording of which was clearly allowed by the Website Administrator.
12. The User acknowledges that the materials published on the Website, in particular in a form of articles may contain errors. The Website Administrator shall not be responsible for the consequences resulting from the Users’ application to the contents of materials published on the Website as well as for their accuracy and completeness. In particular, the materials published on the Website are neither a medical advice nor a diagnosis. This provision does not limit the rights of the Consumers arising from applicable provisions of law.
13. The Website Administrator reserves a possibility to introduce new functionalities to the Website, to modify the existing functionalities or to remove them. Such changes require amendment of the Regulations but only in the scope in which they change rights or obligations of the Users or the Website Administrator.
14. A specific risk connected with using services provided via the Website via electronic means is a possibility of unauthorised persons to obtain access to data transmitted via the network or data kept on computers attached to the network and interfering with such data which may cause, in particular, their loss, unauthorised change or inability to use services offered with the use of the Website. Such effects can also be caused by unintended installation of malware. The Website Administrator does not recognise other particular risks connected with the use of services via electronic means.
15. Remote agreements described with the provisions of these Regulations are considered as concluded upon confirmation of their conclusion by the Website Administrator, in particular by sending an e-mail to the User with a relevant confirmation, unless the content of a given agreement states otherwise, including these Regulations.

III. Basic Rules of Using the Website

1. The Users can open an individual Account on the Website via Account Registration on the Website (registration).
2. Registration takes place by filling in and accepting the registration form provided on the Website in which the User must provide data marked as required and click on the activation link sent by the Website Administrator to the E-mail address provided by the User during registration. Activation link is valid for the period indicated in the E-mail in which it was sent.
3. A requirement of the registration is expressing a consent for the content of the Regulations and providing data marked as obligatory. The User is obliged to provide complete and correct data.
4. Activation of the Account takes place after clicking a link received at the E-mail address within a specified time. Password shall consist of at least 8 characters, lowercase and uppercase letter, number and special character such as (!@#$%^&*) – number as well as a special character are required. The password shall be known only by the User.
5. The Website Administrator can deprive the User of a right to use the Website via his/her Account as well as limit access to a part or entire resources of the Website with immediate effect if the User infringes the Regulations, in particular when the User:
   • during registration on the Website, provided false, inaccurate, outdated, or misleading data, or data infringing rights of third parties;
   • infringed personal rights of third parties via the Website, in particular personal rights of other Users,
   • committed other acts inconsistent with applicable provisions of law, decency or principles of community life, or acts infringing reputation of the Website Administrator, its employees, coworkers or contractors.
6. A person deprived of a right to use the Website cannot re-register without prior consent of the Website Administrator.
7. While using the Website, the User is obliged, in particular:
   • not to deliver and provide content prohibited by the provisions of law,
   • not to undertake actions such as sending or placing unordered commercial information on the Website,
   • to use the Website in a manner that doesn’t interfere with its functioning,
   • to use all the content placed on the Website only in the scope of personal use,
   • to use the Website in a manner compliant with all applicable provisions of law and provisions of the Regulations.
8. While registering on the Website, and also while using the Website in any manner, the User accepts the Regulations and in particular, provisions of a contractual nature regulating the relationship between the User and the Website Administrator, and undertakes to observe the law while using the Website, and in particular to observe proprietary copyrights and rights arising from registration of inventions, patents, trademarks, utility models and industrial models of other persons and also to respect personal rights of third parties and the Website Administrator, and to respect decency.
9. The Use of Website Agreement within the meaning of the Regulations is concluded with the User via registering a User’s account.
10. At any time, each User may cease to use services in the scope of using the Website by leaving the Website. At any time, a Registered User may terminate the Website use agreement by terminating the Website use agreement by sending an E-mail to address [email protected] with the stipulation that lack of the Account may prevent full use of the Services.
11. Registered Users shall be notified about amendment of the Regulations via E-mail. If they do not consent for the amendments, they have 14 days, from the day of notification, to terminate the Website use agreement via liquidation of the Account or termination within the period indicated in the Regulations.
12. The newsletter agreement is concluded with the User for indefinite period of time and each party may terminate it at any time with immediate effect.
13. The Users who concluded newsletter agreement are notified about amendment of the Regulations in the scope of newsletter service also via E-mail. If they do not consent for the amendments, they have 14 days from the day of notification to terminate newsletter agreement by termination within the period indicated in the Regulations.
14. A dedicated Internet messenger is available on the website, allowing for communication (by exchange of text messages) with the personnel of the Administrator in specific cases connected among others with the use of the Website.
15. Termination of Website use agreement does not deprive the User and, accordingly, the Patient, from the right to use services purchased based on the Agreement for the Provision of Medical Services. The Website is only one of the channels allowing to manage these agreements by the User and, accordingly, the Patient.
16. The Website Administrator and persons realising Medical Services on its behalf have a right to refuse the performance of Medical Service for a person who does not comply with safety rules applicable at the place of its performance, described on the Internet at https://polmed.pl/przewodnik–pacjenta/zasady–bezpieczenstwa–w–centrach–medycznych–polmed/.
17. The Service Administrator may make the functionality „Ask the Doctor” available to all or selected Patients logged into the Patient Portal. This functionality serves as a special communicator for the patient’s communication with the primary healthcare physician to obtain short and general information regarding health protection. „Ask the Doctor” is not intended for the provision of healthcare services and does not constitute an online doctor consultation within the meaning of separate regulations. „Ask the Doctor” does not replace consultations with a primary healthcare physician or a specialist doctor. The responding doctor has access to the Patient’s personal data and their Medical Documentation. The availability of doctors managing „Ask the Doctor” is limited; therefore, the Service Administrator does not guarantee such availability at all times for every Patient.

IV. Procedure of concluding Agreements for the Provision of Medical Services and for the purchase of a Voucher

1. Conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services which are not provided within Medical Services Package or Medical Care Package does not require the Account.
2. Conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services provided under PUM or POM requires an Account. Conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services under POM requires also the acceptance of the content of the medical services agreement in the medical care package provided to the User in the process of concluding the relevant Medical Services Agreement.
3. In order to conclude the Agreement for the Provision of Medical Services, while using the Website the User shall select Medical Services which are not marked as “unavailable” and undertake further technical actions based on displayed messages and information available on the Website.
4. Once the User using the Website provides all indispensable data, a summary of the subject of the Agreement for the Provision of Medical Services will be displayed.
5. For the purpose of conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services, the User must provide data, including personal data, allowing for a contact and marked as required by the Website Administrator.
6. Conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services in a form of Medical Services Package or Medical Care Package entitles the User to use Medical Services which were described in information regarding given Medical Services Package or Medical Care Package at the moment of conclusion of the Agreement.
7. In situations permitted by the Administrator, while concluding the Agreement for the Provision of Medical Services, the User may indicate that a Patient entitled to use Medical Services shall be another indicated natural person (other than the User). Neither the User nor the indicated person can later transfer the rights to use Medical Services to another person without a consent of the Website Administrator.
8. If given Agreement for the Provision of Medical Services stipulates that Medical Services can be used by other Patients (including also the User), the User concluding the Agreement for the Provision of Medical Services is obliged to indicate data of the remaining persons authorised to use Medical Services. Depending on a type of Medical Service, or on the Patient, the Website Administrator may require from the Patient to have individual Account on the Website. A change of persons authorised to use Medical Services requires a consent of the Website Administrator.
9. Sending a confirmation of the Website Administrator to the E-mail address provided by the User constitutes the moment of concluding the Agreement for the Provision of Medical Services.
10. The Agreement for the Provision of Medical Services not concluded under Medical Services Package or Medical Care Package is concluded for the period of performing given Medical Service.
11. The Agreement for the Provision of Medical Services concluded under Medical Services Package is concluded for the duration of performing Medical Services included in a given Package. However, if the User fails to Book Medical Services included in Medical Services Package within deadline stipulated by the content of a given Agreement for the Provision of Medical Services from its purchase, the right to use unused Medical Services shall expire. If the User is unable to use Medical Service by fault attributable to the Website Administrator, the Website Administrator shall reimburse the User with the cost of purchased Medical Service in proportion to the value of Medical Services unused due to this reason.
12. The Agreement for the Provision of Medical Services concluded under Medical Care Package is concluded for a specified period described in the content of a given agreement provided to the User in the form of a separate document. As of the end of a day indicated as the last day of validity of POM, the right to use Medical Services under POM shall expire.
13. The Website Administrator reserves a possibility to contact the User via electronic mail or telephone for the purpose of confirming the conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services or explaining uncertainties. Lack of a possibility to contact the client or to explain doubts entitles the Website Administrator to withdraw from the Agreement for the Provision of Medical Services.
14. The provisions pertaining to conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services shall apply to conclusion of a Voucher Purchase Agreement unless the Regulations state otherwise. Voucher is transferred to the User who purchased it, in an E-mail form to the E-mail address of the User indicated during purchasing a Voucher.

 VI. Prices and methods of payment

1. Prices of Medical Services are provided in Polish zloty and are gross prices, that is, they contain all components, including VAT in the amount arising from applicable provisions.
2. For the ordered services, the User may select forms of payment, provided by the Website Administrator. To make payment in advance, the User shall observe information provided by the Website Administrator or operator of given payment. In the case of payments made via payment operator, the User is obliged to observe the regulations of providing services via such operator.
3. In the case of POM, the Website Administrator may provide payment option by financing POM price by a creditor (“creditor”) indicated by the Website Administrator in a form of a consumer credit (linked credit). The Creditor is an entity independent from the Website Administrator. The Website Administrator is not a party to the credit agreement.
4. The User who has rights to a Voucher can use it during payment for a Medical Service if given Voucher entitles to a relief or discount in the event of purchasing given Medical Service and if its validity period has not expired.
5. Each Agreement for the Provision of Medical Services is confirmed with the use of individual E-mail message transferred to the E-mail address provided during the process of conclusion of the Medical Services Agreement. At the User’s request, VAT invoice is issued. It is sent to the User only to the E-mail address provided during the process of conclusion of the Medical Services Agreement.

VII. Medical ServicesBooking

1. Using the option of Medical Services Booking takes place during conclusion of an agreement requiring such booking or at later date via the Website, personally or with the use of TCOP (number provided on the Website).
2. In order to Book Medical Services, the User selects one of available dates indicated on the Website and approves. The Website Administrator forewarns that the booked date may be changed with respect to the selected hour, i.e. the visit or examination may be delayed due to the individual approach of the staff to the patient and greater than initially assumed time consumption of examinations, treatments, consultations, etc. performed earlier on a given day.
3. The User receives a confirmation of Medical Service Booking to the E-mail address provided during conclusion of the Agreement for the Provision of Medical Services or registration of the Account, immediately after concluding Sales Agreement and paying for it.
4. The Website Administrator may contact the User via telephone for the purpose of providing data entitling to use services or confirming date of Medical Services Booking. In the event of inability to contact the User for the next 24 hours, the Website Administrator is entitled to cancel Medical Service Booking.
5. During Medical Service Booking, the User undertakes that the Patient shall appear on the determined date for the purpose of using the Medical Service. The User is obliged to immediately notify the Website Administrator in a manner described in the section above about each case of the Patient’s failure to appear on the date determined during Medical Service Booking.
6. The User may cancel booking by using one of the methods below:
   1. online, by selecting a window about cancellation of a visit on the User’s Account,
   2. via telephone, by calling to TCOP (number provided on the Website),
   3. by sending an E-mail to the address [email protected],
   4. by replying to the text message sent for the purpose of confirming the appointment (option available for selected groups of patients, cancellation instructions are found in the received text message confirming the appointment).
7. The User acknowledges that the provision of some Medical Services can require earlier preparation (for instance, arrival of the Patient on empty stomach on the day of examination) or delivering adequate information (for instance about the Patient’s allergies). In the event of the Patient’s failure

to observe the conditions of providing Medical Services, the Service Provider or the Service Performer are entitled to refuse the provision of Medical Service.

8. If non-performance of Medical Service takes place due to the following reasons:
   1. lack of contact for the purpose of confirming Medical Service Booking, by fault of the User or the Patient,
   2. non-appearance by the User or the Patient on the date of Medical Service Booking,
   3. appearance of the User or the Patient for the purpose of using Medical Service in a condition preventing its performance (for instance, after consumption of alcohol) or without necessary preparation or without having necessary information and documents,
   4. action of the User or the Patient that prevents performance of Medical Service (for instance, not conforming to the instructions of the Service Performer),

the User shall not be entitled to reimbursement of price for Medical Service.

9. In the event of occurrence of an obstacle in realisation of Medical Service within deadline arising from Medical Service Booking due to reasons by fault of the Website Administrator, the Service Provider, or the Service Performer or due to Force Majeure, the Website Administrator may offer the User with an amendment of the deadline of Medical Service Booking or the Service Performer. If the User agrees, a new deadline of Medical Service Booking shall be effective between the Parties.
10. In the event of at least threefold absence on a booked visit with simultaneous absence of cancellation of Medical Services Booking by the same User within subsequent 6 months, the Website Administrator shall be entitled to block a possibility of Medical Services Booking until explanation of doubts regarding such cancellations.
11. Each User who concluded Agreement for the Provision of Medical Services is entitled to four Medical Services Bookings via the Website in one month, counted from first to last day of a given month. Additionally, such User may book only one Medical Service (visit) per week with a physician of the same specialisation via the Website. Bookings which were cancelled 24 hours prior to determined deadline are not counted to the limits. After exceeding the aforementioned limit of Bookings, the User may use telephone booking with the use of TCOP (number provided on the Website).

VIII. Medical Documentations Access Service

1. Medical Documentations Access Service, in particular in the field of test results, is available for Medical Services and Service Providers selected by the Administrator of the Website. The change of the scope of Medical Services or Service Providers covered by Medical Documentations Access Service does not require changes to these Regulations.
2. Medical Documentations Access Service is provided via the Patient Portal – after submitting an application for authorization and verifying the identity at the reception of the POLMED Medical Center or after the User is authenticated with the use of myID tool.
3. Test results covered by Medical Documentations Access Service are made available in the manner described above immediately after they are obtained.
4. As part of Medical Documentations Access Service, the User may gain access to medical records created after the date when access is obtained. This access does not constitute providing medical records within the meaning of the Act on Patient Rights and Patient Ombudsman and it in no way limits the rights of patients under the above-mentioned Act to obtain access, copies and excerpts of medical records.

IX. Responsibility

1. The Website Administrator is responsible for the inability to use a Medical Service if such inability is caused by circumstances for which the Website Administrator, Service Provider or Service Performer is to blame. The Website Administrator is not responsible for the inability to use a Medical Service, in particular if:
   • the inability to use the Medical Service arose as a result of Force Majeure,
   • the inability to use the Medical Service arose as a result of improper operation of Internet network providers or mobile telephony services, not attributable to the Website Administrator, Service Provider, Service Performer,
   • the inability to use the Medical Service arose as a result of malfunction of the devices used by the User or Patient, through no fault of the Website Administrator, Service Provider or Service Performer.
2. The Website Administrator makes every effort to ensure the greatest possible availability of Service Performers, in particular specialist doctors, but does not guarantee the availability of Service Performers on dates planned by the User or Patient. The availability of Medical Services is updated on the Website on an ongoing basis.
3. The website contains links to other websites. The Website Administrator provides these links to Users only for the convenience and information purposes. Due to the fact that the Website Administrator has no control over the content of other websites, the Website Administrator is not responsible for the availability of these separate websites, their content, advertisements, products and other materials made available within them (this also applies to social networks).
4. The Website Administrator shall not be liable for the consequences of the User disclosing the username and password to the Account to third parties, not being caused by the Website Administrator’s fault, or for the consequences of improper protection of this data allowing for their obtaining and use by third parties.

X. The right to withdraw from the Agreement by the User who is a Consumer

1. The provisions of this Chapter X apply to the following agreements:
   • Agreement for the Use of the Website,
   • Agreement for a Newsletter,
   • Agreement for purchasing a Voucher,
   • Agreements for the Provision of Medical Services individually or in the form of a Medical Services Package or in the form of a Medical Care Package (hereinafter in this chapter collectively referred to as the Agreement for the Provision of Medical Services).
2. The User who is a Consumer who concludes the agreement indicated in point 1 above at a distance has the right to withdraw from the agreement without giving reasons within 14 days from the date of receipt of the confirmation of the conclusion of a given contract via e-mail.
3. The notification of the intention to withdraw from the agreement indicated in point 1 above takes place by means of a declaration, which must be made within 14 days from the day indicated in point 2 above, with the proviso that withdrawal from the Contract for the Provision of Medical Services with the indicated execution date may not take place later than on the day preceding the execution date.
4. The Website Administrator encourages to use the prepared form of withdrawal from Agreement constituting Appendix No. 1 to these Regulations. The consumer is entitled to withdraw from the Agreement in a form other than the form referred to in the preceding sentence. However, following the form given is advisable and will facilitate the process of withdrawal from the Agreement.
5. In case of a paid agreement referred to in point 1 above, the payment for reimbursement will be sent within 14 days from the date of receipt of the Consumer’s statement on withdrawal from the Agreement to the bank account provided in the return form, and in case of lack of information about the bank account number in the statement – by the same method as the payment was made. If there is no bank account given, payment will be made by transfer to the Consumer’s bank account from which the price was paid, and in case of lack of such an account – the Website Administrator will make efforts to contact the Consumer to determine the method of return. A possible refund will be reduced by the price list cost of performing health services provided to the Consumer until the moment of withdrawal, and in the case of situation where the withdrawal from the Contract for the Provision of Medical Services (single) occurred less than 24 hours before the booked date of its provision, a possible refund will be reduced by the reasonable cost incurred by the Website Administrator in order to prepare for the provision of the relevant service.
6. The consumer is not entitled to withdraw from the Agreement in relation to Agreements:
   • the provision of services for which the Consumer is obliged to pay the price, if the Website Administrator has fully performed the service with the express and prior consent of the Consumer, who was informed before the commencement of the service that after the provision of the service by the Website Administrator, he would lose the right to withdraw from the contract, and the Consumer has acknowledged it;
   • for the delivery of digital content not delivered on a tangible medium, for which the Consumer is obliged to pay the price, if the Website Administrator has started the service with the express and prior consent of the Consumer, who was informed before the start of the service that after the service is provided by the Website Administrator, he would lose the right to withdraw from the contract, and acknowledged it, and the Website Administrator provided the consumer with confirmation of the conclusion of the Agreement for the supply of digital content;
   • in other cases provided for by the provisions of the Act on Consumer Rights.
7. The User agrees that the service in the form of using the Voucher is provided in full before the expiry of the time for withdrawal from the Agreement indicated in point 1 above. The service is performed at the time of using the Voucher and at this moment the Consumer loses the right to withdraw from the Agreement indicated in point 1 above, which the User acknowledges.
8. By concluding the Agreement for the Provision of Medical Services, the User requests the commencement of the performance of the Agreement before the deadline for withdrawing from the Agreement for the Provision of Medical Services, and also requests the performance of this Agreement before the deadline for withdrawing from the Agreement, and acknowledges the information about the loss of the right to withdraw from Contract for the Provision of Medical Services upon its full performance by the Website Administrator. Therefore:
   • after the Service Administrator has fulfilled the ordered service, the User who is a Consumer loses the right to withdraw from the Contract for the Provision of Medical Services from the moment of its full performance, and
   • The User is obliged to pay for the services provided until the withdrawal from the Agreement for the Provision of Medical Services.

XI. Complaints

1. All complaints regarding technical aspects of functioning of the Website should be reported to the following address: [email protected]. The complaint should contain the reason for the complaint.
2. All other complaints related to the use of Medical Services should be sent to the following address:

[email protected] or provided by phone 58 775 95 99. The complaint should contain the reason for the complaint.

3. The Website Administrator also allows other methods of submitting complaints than those indicated in paragraphs 1 and 2 above.
4. The Website Administrator will consider complaints within 14 calendar days from the effective date of their submission.

XII. Personal Data

The rules for collecting and processing personal data of Users, Service Beneficiaries and Patients are contained in the Privacy Policy which constitutes Appendix No. 2 to these Regulations and Information Clause regarding processing personal data which constitutes Appendix No. 3 to these Regulations.

XIII.  Final Provisions

1. In matters not covered by these Regulations, the relevant provisions of Polish law shall apply.
2. These Regulations shall apply as binding since December 23, 2025.
3. The Website Administrator may amend the Regulations for important reasons. Changes may result from technological, legal, economic or organizational changes of the Website Administrator’s business, as well as changes in the structure or content of the Website or the Website Administrator’s offer. Any changes to the Regulations will be communicated to the Users on the Website and will become effective from the moment Users are notified of the changes, by publishing the Regulations with the new content on the Website, with notification of the content of the changes.
4. The amendment to the Regulations does not affect the rules of execution of Sales Agreements concluded before the amendment entered into force.
5. In situations where these Regulations are part of a separate agreement binding the Website Administrator, in the event of a conflict of the provisions of the Regulations with the provisions of this agreement, including its other annexes, the provisions of this agreement and its other annexes shall prevail.

Appendix 1:

The content of the consumer’s statement on withdrawal from the contract

Address:

POLMED S.A.  os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański email: [email protected]

I / We (*) hereby inform about my / our withdrawal from the contract of sale of the following items (*) contract for the supply of the following items (*) contract for specific work consisting in the performance of the following items (*) / provision of the following service ( *)

_______________________________________________________________________________

Date of conclusion of the contract (*) / receipt (*)

_______________________________________________________________________________

Name and surname of the consumer(s)

_______________________________________________________________________________

Address of the consumer(s)

_______________________________________________________________________________

Transfer details, bank account number

_______________________________________________________________________________

I / we undertake to sign any correction of the invoice and send it back to the address [__].

Date and signature

_______________________________________________________________________________

* – delete as appropriate

Appendix No. 2

POLMED Privacy Policy

Pursuant to Art. 13 sec. 1 and sec. 2 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46 / EC (general regulation on data protection ), hereinafter referred to as GDPR, we would like to inform you that we process your personal data for the purposes of the functioning of our website, in accordance with the information provided below.

The Privacy Policy is a set of rules aimed at informing Website Users and Medical Services Patients about all aspects of obtaining, processing and protecting personal data, provided while visiting the Website and when using Medical Services. Each User and Patient accepts these principles of the Privacy Policy when concluding the relevant Agreement or when commencing its performance.

The Privacy Policy is an integral part of the Regulations of the POLMED Website and all terms, unless otherwise defined in the Privacy Policy, have the meanings given to them by the Regulations.

General provisions

The administrator of your personal data is the Website Administrator, i.e. POLMED S.A. with the registered office in Starogard Gdański, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, entered into the Register of Entrepreneurs by the District Court Gdańsk-Północ, 7th Commercial Division of the National Court Register, under KRS number: 0000271013, share capital PLN 869,870.00, fully paid up (hereinafter also referred to as the „Administrator„).

You can contact the Administrator electronically: [email protected] or by sending correspondence to the Administrator’s address in all matters related to the processing of your personal data, also in case of doubts as to your rights.

For what purposes and on what basis do we process your personal data?

If, when visiting the pages of the Website, you decide not to set up an account on the Website or contact us via the contact forms or instant messaging available on the Website, we do not process any information about you, except for your IP address. Storing your IP address is necessary for technical reasons related to the administration of our servers. Your IP address will also be used by us to collect general, statistical information about you (e.g. about the place from which you connect to the Website). However, we are not able to identify you based on your IP address alone.

The data collected when using the contact forms or messengers available on the Website are processed in order to answer the submitted question. These data will be deleted after the end of communication with you, unless there is another legal basis for their processing. The legal basis for the processing of your personal data is your consent. Providing personal data is necessary to consider your inquiry.

The personal data that you provide in the registration form when creating an Account on the Website will be processed in order to create your profile, organize the exchange of information between you and the Administrator, Service Provider and Service Performers on the terms set out in the Regulations, and also – if you submit a complaint – for its consideration. The legal basis for processing of your personal data is the Agreement for the Provision of Medical Services, Agreement for the Use of the Website, Agreement for the newsletter, agreement for the purchase of a Voucher or Agreement for the Service of Access to Medical Documentation concluded with the Administrator. Providing personal data is necessary to conclude a given contract. Refusing to provide them or providing incorrect data will make the use of the services in question impossible.

Your personal data may also be processed for the purpose of establishing, defending or pursuing claims. The basis for the processing of your personal data for this purpose is our legitimate interest in protecting the Administrator’s rights in court or administrative proceedings.

If you decide to use the Medical Services or the Medical Records Access Service, we will also process your health data. The legal basis for the processing of your personal data is your consent when concluding the relevant contract.

By accepting this Privacy Policy, you agree that your personal data, including data regarding your health condition, including your medical records, are transferred to Service Providers and Service Performers – in order to ensure the possibility of providing medical services; including Service Providers and Service Performers other than Service Providers or Service Performers who previously provided Medical Services to you, if it is necessary to maintain the continuity of providing Medical Services.

The entity responsible for the preparation and storage of your medical records is the Administrator.

Where and how do we obtain your personal data?

The Website Administrator processes your personal data obtained directly from you or from other Service Providers and Service Performers.

What categories of your personal data do we process?

Depending on the relationship between you and the Seller, the Website Administrator may process the following categories of personal data, in particular:

• personal data (eg. first name and surname),
• contact data (eg. telephone number, correspondence address),
• identification data (eg. Personal Id No, IP No),
• contract data ( eg. details of contracts concluded),
• behavioral data (eg. data relating possessed products or services and how they are going to be used),
• communication data (eg. data of communication conducted with you),
• medical data regarding your health condition provided by you or the Contractor (e.g. medical opinions, test results).

How long are my personal data kept?

We will process your personal data resulting from the conclusion of the contract, performance of the service or warranty/guarantee for the period in which claims related to this contract may appear, i.e. for 6 years + 12 months from the end of the year in which the contract was performed. We explain that the above-mentioned period of 6 years is a possible limitation period for your claims. We have extended this period by additional 12 months in the event of last-minute claims or problems with delivery, and the counting from the end of the year is used to determine one data deletion date for contracts ending in a given year.

The data processed for the purposes of marketing, including direct marketing of our products and services, will be processed until you submit an objection or until your consent is withdrawn, no longer than 3 years from your last contact with us.

We store data processed for tax and accounting purposes and for filing purposes for 6 years from the end of the year in which the provision of services ended.

We store data contained in medical records for the periods resulting from the currently applicable law regulating these issues.

The possible recipients of your personal data (except for the Administrator) are:

• entities competent for a given stage of contract implementation, i.e. entities entrusted with data processing by the Website Administrator, i.e. entities operating the electronic payment system, postal service providers, entities which organize and guarantee providing Medical Services and which have contracts for the provision of services with the Administrator, in particular natural or legal persons that are entities performing medical activities in accordance with the provisions of the Act on medical activities, entities providing accounting services, entities organizing and providing IT services for the Seller or the Website Administrator,
• persons cooperating with the Website Administrator on the basis of a civil law contract or employment contract,
• entities providing advisory and control services, e.g. audit companies,
• entities with which the Website Administrator is related by capital or personally, responsible for the performance of contractual obligations and those resulting from legal provisions.

The Website Administrator does not sell, transfer or rent personal data of Website Users to other entities, natural persons or institutions. The exception to this rule may only take place with the express consent or at the request of the User.

The Website Administrator, in the interest of the security of the Website Users’ data, allows their personal data to be modified or deleted from the Website’s database. Data modification or deletion may be reported to the following address: [email protected].

What rights do you have regarding your personal data?

You have the right to access your personal data and the right to request correction, deletion and limitation of processing.

Depending on the specific circumstances of the processing activity, certain conditions or restrictions may apply. We may be subject to certain legal obligations which do not allow us to delete your data immediately. Such obligations result from regulations on prevention of money laundering practises and financing of terrorism as well as from accounting regulations.

To the extent where the basis for the processing of your personal data is the premise of the legitimate interest of the Administrator, you have the right to object to the processing of your personal data. In particular, you have the unconditional right to object to the processing of your personal data for direct marketing purposes.

To the extent where the basis for the processing of your personal data is consent, you have the right to withdraw consent at any time. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing which was carried out on the basis of consent before its withdrawal. You can withdraw your consent by contacting us at the following address: [email protected].

To the extent where your data are processed in order to conclude and perform a contract or processed on the basis of consent – you also have the right to transfer personal data, i.e. to receive your personal data from the administrator, in a structured, commonly used machine-readable format. You can send the data to another data administrator. The right to transfer data does not apply to data that are company secrets. You also have the right to lodge a complaint with the supervisory body dealing with personal data protection.

In case of concluding a contract or transaction, providing personal data is necessary for their implementation. Providing personal data is voluntary but also necessary for the Administrator to provide services on the Website. The consequence of not providing the above-mentioned personal data is that the Administrator will not be able to provide services, if providing personal data is necessary for their provision.

Cookie files

1. Cookies are used on the Service’s pages.
2. The Service does not automatically collect any information, except for information contained in the cookie files.
3. Cookie files (so-called „cookies”) are computer data, especially text files, that are stored on the Service User’s device and intended for use with the Service’s websites. Cookies contain the name of the website they come from, the duration of their storage on the User’s device, and a unique number.
4. We use cookies to personalize content and ads, to offer social media features, and to analyze traffic on the Service’s pages. Information on how the User uses the Service may be shared with social, advertising, and analytical partners by the Service Administrator. Partners may combine this information with other data received from the User or obtained through their services.
5. The entity placing cookies on the Service User’s device and accessing them is the Service Administrator.
6. Some cookies are placed on the Service’s pages by third-party services. The User’s consent is required for this type of cookies. At any time, the User can check the status of their cookies settings on the Service page and withdraw their consent in the Cookie Declaration on our page (by clicking on the widget placed on the page) and in the Cookies Policy.
7. Cookies are used for:
   • adapting the content of the Service’s web pages to the User’s preferences and optimizing the use of web pages; in particular, these files allow recognizing the Service User’s device and properly display the website, tailored to their individual needs,
   • creating statistics that help understand how Service Users use web pages, which allows improving their structure and content,
   • security and maintaining the Service User’s session (after logging in), thanks to which the User does not have to re-enter their login and password on every subpage of the Service.
8. The Service uses two basic types of cookies: „session cookies” and „persistent cookies”. „Session cookies” are temporary files stored on the User’s device until logging out, leaving the website, or disabling the software (web browser). „Persistent cookies” are stored on the User’s device for the time specified in the cookies parameters or until they are deleted by the User.
9. The following types of cookies are used within the Service:
   • Necessary: Necessary cookies contribute to the usability of the website by enabling basic functions such as page navigation and access to secure areas of the website. The website cannot function properly without these cookies.
   • Statistics: Statistical cookies help website owners understand how different users behave on the site, by collecting and reporting anonymous information.
   • Preferences: Preference cookies allow the site to remember information that changes the way the site looks or functions, such as the preferred language or the region in which the user is located.
   • Marketing: Marketing cookies are used to track users’ behavior on websites. The aim is to display ads that are relevant and interesting for individual users, and therefore more valuable for publishers and third-party advertisers.
   • Unclassified: Unclassified cookies are cookies that are in the process of classifying, along with the providers of individual cookies.
10. In many cases, software for browsing websites (web browser) by default allows storing cookies on the User’s device.
11. The User can also make changes to cookies settings using the settings of the web browser. Detailed information about the possibilities and ways of handling cookies is available in the settings of the web browser used by the User. By using the available functions in the web browser, the User can delete cookies at any time. The Service Operator informs that restrictions on the use of cookies may affect some functionalities available on the Service’s web pages.
12. Cookies placed on the Service User’s device may also be used by advertisers and partners cooperating with the Service Operator.
13. More information about cookies is available in the „Help” section in the web browser’s menu.

Appendix no. 3:  

Information clause pertaining to personal data processing

Pursuant to art. 13 of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on protection of natural persons in connection with personal data processing and on free movement of such data and on repealing directive 95/46/EC, hereinafter referred to as “GDPR”, we inform that:

1. The administrator of your personal data within the meaning of art. 4, point 7 GDPR, provided in connection with conclusion and performance of the Agreement for the Provision of Medical Services and a Use of Website agreement as well as other agreements concluded via the Website is POLMED S.A. with registered office in Starogard Gdański, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, entered into the register of entrepreneurs by District Court Gdańsk-Północ VII Commercial Division of the National Court Register [KRS] under KRS no.: 0000271013, share capital PLN 869870.00 fully paid-up, hereinafter referred to as “the Administrator”.
2. The Administrator is entitled to process your personal data for the purpose of:
   • correct performance of the agreement – the basis for the processing is indispensability of the processing for the purpose of conclusion and performance of this agreement (art. 6, section 1b GDPR),
   • for the purpose of pursuing claims and protection against them – the basis for the processing is indispensability of the processing for the purpose of realisation of the Administrator’s legitimate interest, that is pursuing claims (art. 6, section 1f GDPR),
   • for the purpose of archiving – the basis for the processing is indispensability of the processing for the purpose of realisation of the Administrator’s legitimate interest, that is improvement of the quality of provided services (art. 6, section 1f GDPR),
   • for marketing purposes – the basis for the processing is your consent,
   • due to the fact that the subject of the agreement is implementation of medical services, the Administrator shall also process your data pertaining to health, the basis for processing of such data is providing health care (art. 9, section 2h GDPR),
   • for the purpose of fulfilling legal obligation (art. 6, section 1 lit c GDPR) in the scope of taxes, accounting and storage of medical documentation.
3. Under performance of the agreement, your data will be disclosed to the following recipients:
   • entity relevant to a given stage of performance of the agreement. The entity is a company cooperating with the Administrator, ensuring performance of particular services indispensable for the purpose of performance of the agreement, that is: entities to which processing of data was entrusted by the Administrator, that is entities handling electronic payment system, suppliers of postal services, entities organising and providing provision of Medical Service which have agreements with the Administrator, in particular natural persons or legal entities being an entity performing medical care activity pursuant to the provisions of the Act on medical care activity, entities providing accounting services, entities organising and providing IT services of the Administrator,
   • persons co-operating with the Administrator based on civil-law agreement or employment contract.
4. The Administrator has appointed Data Protection Officer with whom you may contact via E-mail address: [email protected].
5. Your personal data will be stored for a period arising from the conclusion of the agreement, performance of service or warranty/guarantee. We will process your personal data for a period during which claims connected with the agreement may arise, that is 6 years + 12 months from the end of the year in which service was performed. We explain that the aforementioned period of 6 years is a possible period of prescription of your claims. We have extended this period for additional 12 months in the event of claims filed at the last moment, problems with delivering, and counting from the end of a year serves the purpose of determining one date for removing data for agreements ending in a given year. We will process data processed for marketing purposes, including direct marketing of our products and services until you file an objection or until you withdraw your consent, but no longer than 3 years from your last contact with us. We store data processed for settlement, tax and archiving purposes for 6 years from the end of a year in which provision of services ended, and we store data included in medical documentation for periods arising from currently applicable provisions regulating these matters.
6. You have a right to:
   • access data provided in connection with the agreement and to correct and remove them or to limit their processing,
   • transfer data, that is to receive the provided data from the Administrator in structured, commonly used machine-readable format, if they are processed for the purpose of conclusion and performance of the agreement or based on a consent and processing takes places in automatic manner. You have a right to send these data to another data administrator,
   • lodge a complaint to supervisory authority dealing with personal data protection.
7. At any time, you have a right to object against data processing if the basis for processing is a legitimate interest of the Administrator.
8. Providing personal data is voluntary; however, it is necessary to conclude and perform the agreement.
9. Your personal data are subject to automatic decision-making, including profiling.

Treść oświadczenia konsumenta o odstąpieniu od umowy

Adresat: POLMED S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański email: [email protected]

Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących rzeczy(*) umowy dostawy następujących rzeczy(*) umowy o dzieło polegającej  na wykonaniu następujących rzeczy(*) /o świadczenie następującej usługi(*)

_______________________________________________________________________________

Data zawarcia umowy(*) / odbioru(*)

_______________________________________________________________________________

Imię i nazwisko konsumenta (-ów)

_______________________________________________________________________________

Adres konsumenta (-ów)

_______________________________________________________________________________

Podpis konsumenta (-ów):

_______________________________________________________________________________

Data

_______________________________________________________________________________

Dane do przelewu, jeśli należność ma zostać zwrócona inaczej niż została zapłacona (opcjonalnie numer rachunku bankowego):

_______________________________________________________________________________

Zobowiązuję/zobowiązujemy się do podpisania ewentualnej korekty faktury i odesłania jej na adres [__].

* – niepotrzebne skreślić

Polityka Prywatności POLMED S.A.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego RODO informujemy, że na potrzeby funkcjonowania naszego serwisu przetwarzamy Państwa dane osobowe, zgodnie z podaną niżej informacją.

Polityka Prywatności jest zbiorem reguł, które mają na celu poinformowanie Użytkowników Serwisu oraz Pacjentów Usług Medycznych o wszelkich aspektach pozyskiwania, przetwarzania i ochrony danych osobowych, podanych podczas przebywania na stronie Serwisu oraz podczas korzystania z Usług Medycznych. Każdy Użytkownik i Pacjent akceptuje niniejsze zasady Polityki Prywatności przy zawieraniu odpowiedniej Umowy lub przy przystępowaniu do jej wykonania.

Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu Serwisu POLMED i wszystkie pojęcia, o ile nie zostały zdefiniowane inaczej w Polityce Prywatności posiadają znaczenia nadane im przez Regulamin.

Postanowienia ogólne

Administratorem Państwa danych osobowych jest Administrator Serwisu tj. POLMED S.A.  z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000271013, kapitał zakładowy 1 524 846 zł  w pełni pokryty (dalej również jako „Administrator”).

Państwa danymi osobowymi jako administratorzy, zarządzają wspólnie spółki należące do POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o–nas/.

Funkcję Inspektora Ochrony Danych POLMED HEALTHCARE GROUP pełni Pani Marta Rombalska, z którą można skontaktować się bezpośrednio pisząc na adres  e-mail: [email protected] lub listownie: os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański.

W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jeśli odwiedzając strony Serwisu nie zdecyduje się Pani/Pan się założyć konta w Serwisie lub skontaktować się z nami poprzez formularze kontaktowe lub komunikatory dostępne  w Serwisie, wówczas nie przetwarzamy żadnych informacji na Pani/Pana temat, z wyjątkiem adresu IP. Utrwalenie Pani/Pana adresu IP jest niezbędne ze względów technicznych związanych z administrowaniem naszymi serwerami. Pani/Pana adres IP zostanie wykorzystany przez nas również do zbierania ogólnych, statystycznych informacji o Pani/Panu (np. dotyczących miejsca, z którego łączysz się ze stroną Serwisu). Nie jesteśmy jednak  w stanie zidentyfikować Pani/Pana na podstawie samego adresu IP.

Dane zbierane podawane przy korzystaniu z formularzy kontaktowych lub komunikatorów dostępnych w Serwisie są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie. Dane te zostaną usunięte po zakończeniu komunikacji z Panią/Panem, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest Pani/Pana zgoda. Podanie danych osobowych jest niezbędne do rozpatrzenia Pani/Pana zapytania.

Dane osobowe, które Pani/Pan podaje w formularzu rejestracyjnym przy zakładaniu Konta  w Serwisie będą przetwarzane w celu założenia Pani/Pana profilu, organizowania wymiany informacji między Panią/Panem a Administratorem, Świadczeniodawcą oraz Wykonawcami Usług na zasadach określonych w Regulaminie, a także – w przypadku, jeśli Pani/Pan złoży reklamację – w celu ich rozpatrywania. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zawarta z Administratorem Umowa o Świadczenie Usług Medycznych, Umowa o Korzystanie z Serwisu, Umowa na newsletter, umowa o zakup Vouchera lub Umowa  o Usługę Dostępu do Dokumentacji Medycznej. Podanie Pani/Pana osobowych jest niezbędne do zawarcia danej umowy. Odmowa ich podania lub podanie danych nieprawidłowych uniemożliwi korzystanie z odnośnych usług.

Pani/Pana dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora  w postępowaniach sądowych lub administracyjnych.

W przypadku, jeżeli Pani/Pan zdecyduje się skorzystać z Usług Medycznych lub z Usługi Dostępu do Dokumentacji Medycznej będziemy przetwarzali również dane dotyczące Pani/Pana zdrowia. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Pani/Pana zgoda wyrażana przy zawieraniu odpowiedniej umowy.

Akceptując niniejszą Politykę Prywatności Pani/Pan zgadza się, aby dane osobowe, w tym dane dotyczące Pani/Pana stanu zdrowia, w tym dokumentacja medyczna były przekazywane Świadczeniodawcom oraz Wykonawcom Usług – w celu zapewnienia możliwości udzielania świadczenia leczniczego; w tym Świadczeniodawcom i Wykonawcom Usługi innym niż Świadczeniodawcy lub Wykonawcy Usługi, którzy wcześniej świadczyli na Pani/Pana rzecz Usługi Medyczne, jeżeli jest to potrzebne do zachowywania ciągłości świadczenia Usług Medycznych.

Podmiotem odpowiedzialnym za przygotowanie i przechowywanie Pani/Pana dokumentacji medycznej jest Administrator.

Skąd i w jaki sposób pozyskujemy Pani/Pana dane osobowe?

Administrator Serwisu przetwarza Pani/Pana dane osobowe pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana lub od innych Świadczeniodawców oraz Wykonawców Usługi.

Jakie kategorie Twoich danych osobowych przetwarzamy?

W zależności od łączących Pani/Pana ze Sprzedawcą relacji, Administrator Serwisu może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych, w szczególności:

• dane osobowe (np. imię i nazwisko),
• dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres korespondencyjny),
• dane identyfikacyjne (np. PESEL, adres IP),
• dane kontraktowe (np. szczegóły zawartych umów),
• dane behawioralne (np. dane posiadanych produktów, bądź usług oraz sposobu ich wykorzystania),
• dane komunikacyjne (np. dane prowadzonej z Pani/Panem komunikacji),
• dane medyczne dotyczące Pani/Pana stanu zdrowia dostarczone przez Panią/Pana lub Wykonawcę (np. opinie lekarskie, wyniki badań).

Jak długo Pani/Pana dane osobowe są̨ przechowywane?

Pani/Pana dane osobowe wynikające z zawarcia umowy, wykonania usługi lub rękojmi/gwarancji przetwarzać będziemy przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat + 12 miesięcy od końca roku, w którym umowa została wykonana. Wyjaśniamy, że wskazany powyżej okres 6 lat to możliwy okres przedawnienia Pani/Pana roszczeń. Okres ten wydłużyliśmy dodatkowo o 12 miesięcy na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku

Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu, w tym marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług, będziemy przetwarzali do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu lub do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu z nami.

Dane przetwarzane w celach rozliczeniowo-podatkowych oraz archiwizacyjnych przechowujemy przez 6 lat od końca roku, w którym zakończyło się świadczenie usług.

Dane zawarte w dokumentacji medycznej przechowujemy w okresach wynikających  z aktualnie obowiązujących przepisów regulujących te kwestie.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych (poza Administratorem) mogą być:

• podmioty właściwe dla danego etapu realizacji umowy, tj.: podmioty, którym Administrator Serwisu powierzył przetwarzanie danych, a więc podmioty obsługujące system płatności elektronicznych, dostawcy usług pocztowych, podmioty organizujące i zapewniające świadczenie Usługi Medycznej posiadające umowy o świadczenie usług z Administratorem, w szczególności osoby fizyczne lub prawne będące podmiotem wykonującym działalność leczniczą zgodnie z przepisami ustawy o działalności leczniczej, podmioty świadczące usługi księgowe, podmioty organizujące i zapewniające obsługę informatyczną Sprzedawcy lub Administratora Serwisu,
• osoby współpracujące ze Administratorem Serwisu na podstawie umowy cywilnoprawnej lub umowy o pracę,
• podmioty świadczące usługi doradczo–kontrolne np. firmy audytorskie,
• podmioty, z którymi Administrator Serwisu jest powiązany kapitałowo lub osobowo, odpowiedzialne za realizację obowiązków kontraktowych oraz wynikających z przepisów prawa.

Państwa danymi osobowymi jako administratorzy, zarządzają wspólnie spółki należące do POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o–nas/.

Administrator Serwisu nie sprzedaje, nie odstępuje i nie wypożycza innym podmiotom, osobom fizycznym i instytucjom, danych osobowych Użytkowników Serwisu. Odstępstwo  od tej reguły może nastąpić wyłącznie za wyraźną zgodą lub na prośbę Użytkownika.

Administrator Serwisu w trosce o bezpieczeństwo danych Użytkowników Serwisu umożliwia modyfikację lub usunięcie ich danych osobowych z bazy danych Serwisu. Modyfikacja lub usunięcie danych mogą zostać zgłoszone na adres: [email protected].

Jakie prawa przysługują odnośnie Pani/Pana danych osobowych?

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania.

Zależnie od konkretnych okoliczności związanych z czynnością̨ w zakresie przetwarzania mogą̨ mieć zastosowanie pewne warunki lub ograniczenia. Możemy podlegać pewnym obowiązkom prawnym, które nie pozwalają̨ nam na natychmiastowe usuniecie Pani/Pana danych. Takie obowiązki wynikają̨ z przepisów o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy  i finansowaniu terroryzmu oraz przepisów o rachunkowości i archiwizowaniu.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Pana prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. W szczególności, posiadacie Państwo bezwarunkowe prawo do wniesienia sprzeciwu do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda,  w każdym czasie przysługuje Pani/Panu prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać kontaktując się z nami na adres: [email protected].

W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje Pani/Panu także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych,  w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Uprawnienie do przenoszenia danych nie dotyczy danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

W przypadku zawarcia umowy lub transakcji podanie danych osobowych jest konieczne do ich realizacji. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jest niezbędne do świadczenia przez Administratora usług w ramach Serwisu. Konsekwencją niepodania ww. danych osobowych będzie brak możliwości świadczenia przez Administratora usług, o ile podanie danych jest niezbędne do ich świadczenia.

Pliki cookies stosowane na www.polmed.pl

1. Na stronach Serwisu używane są pliki cookies.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Administrator Serwisu.
4. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
   • dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
   • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
   • bezpieczeństwa i utrzymania utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.
5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
6. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
   • „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu,
   • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu,
   • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu,
   • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika na stronach POLMED, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.,
   • „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające dostarczanie przez POLMED Użytkownikom treści reklamowych dostosowanych do ich zainteresowań.
7. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika.
8. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
9. Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
10. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
11. Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, podanych w związku z zawarciem i realizacją Umowy o Świadczenie Usług Medycznych oraz umowy  o korzystanie z Serwisu, a także innych umów zawieranych za pośrednictwem Serwisu jest POLMED S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000271013, kapitał zakładowy  1 524 846 zł w pełni pokryty, zwany dalej „Administratorem”.
2. Pani/Pana danymi osobowymi jako administratorzy, zarządzają wspólnie spółki należące do POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o–nas/.
3. Administrator uprawniony jest do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu:
   • prawidłowego wykonania umowy – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania tej umowy (art. 6 ust. 1b RODO),
   • w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1f RODO),

• • w celu archiwizacyjnym – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest polepszenie jakości świadczonych usług (art. 6 ust. 1f RODO),
  • w celach marketingowych – podstawą przetwarzania jest wyrażona przez Panią/Pana zgoda,
  • z uwagi na okoliczność, że przedmiotem umowy jest realizacja usług medycznych Administrator przetwarza również Państwa dane dotyczące zdrowia, podstawą przetwarzania tych danych jest zapewnienie opieki zdrowotnej (art. 9 ust. 2h RODO),
  • w celu wywiązania się z obowiązku prawnego (art. 6 ust.1 lit c RODO) w zakresie podatkowym i rachunkowym oraz przechowywania dokumentacji medycznej.

4. Pana/Pani dane będą ujawniane w ramach realizacji umowy następującym odbiorcom:
   • podmiot właściwy dla danego etapu realizacji umowy. Podmiotem jest firma współpracująca z Administratorem, zapewniająca wykonanie poszczególnych usług niezbędnych do realizacji umowy, tj.: podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych, a więc podmioty obsługujące system płatności elektronicznych, dostawcy usług pocztowych, podmioty organizujące i zapewniające świadczenie Usługi Medycznej posiadające umowy z Administratorem, w szczególności osoby fizyczne lub prawne będąca podmiotem wykonującym działalność leczniczą zgodnie z przepisami ustawy o działalności leczniczej, podmioty świadczące usługi księgowe, podmioty organizujące i zapewniające obsługę informatyczną Administratora,
   • osoby współpracujące z Administratorem na podstawie umowy cywilno-prawnej lub umowy o pracę.

W ramach udzielania świadczeń zdrowotnych POLMED S.A. działa wraz z innymi spółkami medycznymi POLMED Healthcare Group. Aktualny skład POLMED Healthcare Group znajdziesz tu: https://polmed.pl/o–nas/.

5. U Administratora został powołany Inspektor Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: [email protected].
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z zawarcia umowy, wykonania usługi lub rękojmi/gwarancji. Pani/Pana dane osobowe przetwarzać będziemy przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat + 12 miesięcy od końca roku, w którym usługa została wykonana. Wyjaśniamy, że wskazany powyżej okres 6 lat to możliwy okres przedawnienia Pani/Pana roszczeń. Okres ten wydłużyliśmy dodatkowo o 12 miesięcy na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów  z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu, w tym marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług, będziemy przetwarzali do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu lub do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż 3 lata  od Pani/Pana ostatniego kontaktu z nami. Dane przetwarzane w celach rozliczeniowo -podatkowych oraz archiwizacyjnych przechowujemy przez 6 lat od końca roku, w którym zakończyło się świadczenie usług, zaś dane zawarte w dokumentacji medycznej przechowujemy w okresach wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów regulujących te kwestie.

7. Ma Pani/Pan prawo:
   • dostępu do podanych w związku z umową danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
   • do przenoszenia danych, czyli otrzymania od Administratora przekazanych jej danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli są one przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy lub na podstawie zgody i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Ma Pani/Pan prawo przesłać te dane innemu administratorowi danych,
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
8. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
9. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, niemniej jest warunkiem koniecznym do zawarcia i wykonania umowy.
10. W celu realizowania działań marketingowych Administrator w niektórych przypadkach wykorzystuje profilowanie. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Administrator dokonuje oceny wybranych czynników dotyczących Użytkowników w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość. Pozwala to na lepsze dopasowanie wyświetlanych treści do indywidualnych preferencji i zainteresowań Użytkownika.

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin zawiera zasady zawierania na odległość, za pomocą rozmowy telefonicznej, umów o świadczenie usług medycznych przez POLMED S.A. (dalej: „POLMED”) na rzecz pacjentów będących osobami fizycznymi.
2. Regulamin ma zastosowanie do zawierania przez POLMED umów o świadczenie usług medycznych na odległość (umowy zawierane poza lokalem przedsiębiorstwa) za pośrednictwem telefonu oraz do zdalnego opłacania wybranej usługi medycznej. Zawarcie umowy o świadczenie usług medycznych przez telefon oraz możliwość zdalnego opłacenia takiej usługi dostępne są przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z godzin pracy poszczególnych kanałów rezerwacji (infolinii lub placówek medycznych).
3. Pacjent może dokonać rezerwacji usługi medycznej, która jest wstępnym etapem zawarcia umowy, dzwoniąc na Telefoniczne Centrum Obsługi Pacjenta POLMED („TCOP”) pod numer tel. 58 775 95 99 lub 801 033 200, albo kontaktując się telefonicznie bezpośrednio z wybranym Centrum Medycznym POLMED. Zawarcie umowy o świadczenie usługi medycznej jest możliwe wyłącznie po uprzednim dokonaniu takiej rezerwacji.
4. Regulamin określa w szczególności:
   • warunki świadczenia usług medycznych przez POLMED na odległość (przez telefon);
   • zasady dokonywania rezerwacji oraz zawierania umów o świadczenie usług medycznych przez telefon;
   • zasady dokonywania płatności za usługi medyczne rezerwowane telefonicznie;
   • tryb postępowania reklamacyjnego;
   • zasady odstąpienia od umowy przez pacjenta;
   • zasady ochrony danych osobowych pacjentów korzystających z usług.
5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie internetowej POLMED (m.in. w sekcji „Do pobrania”), w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie. Każdy pacjent ma możliwość zapoznania się z treścią Regulaminu przed zawarciem umowy. Ponadto link do Regulaminu jest przesyłany pacjentowi na wskazany adres e-mail w procesie zawierania umowy na odległość.
6. Warunkiem zawarcia umowy o świadczenie usług medycznych na zasadach niniejszego Regulaminu jest potwierdzenie przez pacjenta zapoznania się z treścią Regulaminu oraz akceptacja wszystkich jego postanowień. Pacjent, przystępując do zawarcia umowy na odległość, oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i akceptuje jego treść w formie oświadczenia złożonego ustnie konsultantowi TCOP.
7. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

II. Definicje

Terminy użyte w Regulaminie oznaczają:

1. POLMED S.A. – POLMED Spółka Akcyjna z siedzibą w Starogardzie Gdańskim (83-200), os. Mikołaja Kopernika 21, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000271013, REGON: 192110780, NIP: 5921963724, będąca usługodawcą świadczącym usługi medyczne objęte niniejszym Regulaminem. Dane kontaktowe POLMED: e-mail [email protected], tel. 58 775 95 99 / 801 033 200.
2.  Pacjent – osoba fizyczna (konsument) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która dokonuje Rezerwacji usługi medycznej i zawiera Umowę na zasadach określonych w Regulaminie. Pacjentem w rozumieniu Regulaminu jest wyłącznie osoba fizyczna rezerwująca usługi medyczne w celach niezwiązanych bezpośrednio z działalnością gospodarczą, a więc działająca jako konsument.
3. Osoba uprawniona – osoba fizyczna, pełnoletnia lub małoletnia, na rzecz której dokonywana jest Rezerwacja i która ma skorzystać z zarezerwowanej usługi medycznej. Pacjent może być Osobą uprawnioną, jeżeli rezerwuje usługę medyczną we własnym imieniu na własną rzecz, albo może rezerwować usługę na rzecz innej Osoby uprawnionej (np. rodzic jako Pacjent może zarezerwować wizytę dla dziecka).
4. Rezerwacja – czynność polegająca na zarezerwowaniu przez Pacjenta terminu i miejsca realizacji wybranej usługi medycznej za pośrednictwem dostępnych kanałów (telefonicznie poprzez infolinię TCOP lub telefon do placówki POLMED). Rezerwacja stanowi złożenie oferty zawarcia Umowy przez Pacjenta.
5.  Usługa medyczna – świadczenie zdrowotne oferowane przez POLMED, zarezerwowane przez Pacjenta zgodnie z niniejszym Regulaminem, mające na celu profilaktykę, diagnostykę, leczenie lub poprawę stanu zdrowia pacjenta, wykonywane przez personel medyczny POLMED.
6. Umowa – umowa o świadczenie Usługi medycznej zawierana między Pacjentem a POLMED na odległość, w trybie określonym niniejszym Regulaminem, tj. po dokonaniu Rezerwacji i potwierdzeniu przez Pacjenta akceptacji Regulaminu oraz uiszczeniu opłaty za Usługę medyczną.
7. Link – unikalny odnośnik (hiperłącze) wysyłany przez POLMED na adres e-mail Pacjenta po dokonaniu Rezerwacji, umożliwiający Pacjentowi przejście na odpowiednią stronę internetową (serwis płatniczy lub portal POLMED), na której Pacjent może sfinalizować zawarcie Umowy oraz dokonać zapłaty za zarezerwowaną Usługę medyczną.
8. BLIK – sześciocyfrowy kod generowany w aplikacji bankowości elektronicznej, służący do realizacji szybkich płatności. W ramach procesu zawierania umowy przez telefon, POLMED dopuszcza płatność za Usługę medyczną przy użyciu kodu BLIK przekazanego konsultantowi przez Pacjenta.
9. Dostawca Usług Płatniczych – dostawca usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, z którego usług korzysta POLMED w zakresie obsługi płatności za usługi medyczne objęte niniejszym Regulaminem (np. operator systemu płatniczego obsługujący Link).
10. Regulamin – niniejszy Regulamin zawierania umów na odległość przez telefon w POLMED S.A.
11. Reklamacja – wystąpienie skierowane do POLMED przez Pacjenta w trybie postępowania reklamacyjnego, w którym Pacjent zgłasza zastrzeżenia dotyczące zawarcia lub realizacji Umowy bądź świadczenia Usługi medycznej (w tym kwestii płatności).

III. Warunki świadczenia usług

1. POLMED zobowiązuje się do świadczenia usług medycznych objętych Umową z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami opieki medycznej.
2. Zawarcie Umowy i realizacja Usługi medycznej następuje na podstawie danych podanych przez Pacjenta podczas Rezerwacji. Pacjent zobowiązany jest podać prawdziwe i aktualne informacje niezbędne do wykonania Usługi medycznej (np. imię i nazwisko Pacjenta lub Osoby uprawnionej, numer PESEL lub datę urodzenia, dane kontaktowe, informacje o posiadanym abonamencie lub uprawnieniach, jeśli dotyczy).
3. Pacjent oraz ewentualna Osoba uprawniona, na rzecz której świadczona będzie Usługa medyczna, zobowiązani są przed skorzystaniem z Usługi medycznej okazać w placówce POLMED dokument potwierdzający tożsamość (np. dowód osobisty, paszport lub inny dokument ze zdjęciem) celem weryfikacji tożsamości i prawa do świadczenia.
4. Pacjent zobowiązany jest zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności POLMED przed zawarciem Umowy. Akceptacja Regulaminu przez Pacjenta jest warunkiem niezbędnym do zawarcia Umowy (zgodnie z pkt I.6 powyżej).
5. POLMED dokłada starań, aby możliwość dokonywania Rezerwacji, zawierania Umów i dokonywania płatności była dostępna 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. W przypadku rezerwacji dokonywanych poprzez infolinię TCOP dostępność jest uzależniona od jej godzin pracy (infolinia ogólnopolska POLMED jest dostępna 24/7, przy czym połączenie z konkretną placówką medyczną może wymagać kontaktu w godzinach jej pracy). POLMED zastrzega, że w związku ze specyfiką usług teleinformatycznych mogą wystąpić przerwy lub utrudnienia uniemożliwiające przeprowadzenie Rezerwacji lub zawarcie Umowy (np. awarie systemów, przerwy techniczne, problemy z łącznością, siła wyższa itp.).
6. Do korzystania z możliwości Rezerwacji i zawarcia Umowy na odległość Pacjent powinien dysponować urządzeniem telekomunikacyjnym pozwalającym na nawiązanie połączenia telefonicznego z numerami infolinii lub placówek POLMED. W przypadku korzystania z Linku niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do Internetu i aktualnej wersji przeglądarki internetowej, a także aktywnego konta e-mail, na które zostanie wysłana wiadomość z Linkiem.
7. POLMED nie ponosi odpowiedzialności za niemożność zrealizowania Rezerwacji, zawarcia Umowy lub dokonania płatności z przyczyn leżących po stronie Pacjenta lub niezależnych od POLMED, w szczególności takich jak: nieprawidłowe działanie urządzenia lub oprogramowania używanego przez Pacjenta, brak dostępu do sieci Internet lub sieci telefonicznej po stronie Pacjenta, awaria połączenia telefonicznego w trakcie procesu rezerwacji, czy też błędne podanie adresu e-mail, na który wysyłany jest Link.

IV. Rezerwacja

1. Rezerwacja usługi medycznej dokonywana jest przez Pacjenta telefonicznie, zgodnie z pkt I.3 powyżej. Podczas rozmowy telefonicznej Pacjent wybiera rodzaj usługi medycznej, placówkę POLMED oraz termin realizacji (datę i godzinę wizyty lub świadczenia). Konsultant POLMED potwierdza dostępność terminu i dokonuje wstępnej rezerwacji w systemie.
2. W trakcie dokonywania Rezerwacji Pacjent podaje niezbędne dane, o których mowa w pkt III.2 powyżej, a także adres poczty elektronicznej (e-mail).
3. Dokonanie Rezerwacji nie jest równoznaczne z zawarciem Umowy. Umowa o świadczenie usługi medycznej zostaje zawarta dopiero w następnym etapie – po akceptacji Regulaminu przez Pacjenta oraz dokonaniu zapłaty zgodnie z rozdz. V i VI poniżej. Do czasu skutecznego zawarcia Umowy, Rezerwacja ma charakter wstępnej rezerwacji terminu, która może zostać anulowana w przypadku niedokonania płatności w wymaganym czasie lub niespełnienia innych warunków zawarcia umowy.
4. Pacjent może mieć w danym momencie zarezerwowaną więcej niż jedną usługę medyczną, jednak POLMED zastrzega prawo do wprowadzenia ograniczeń co do liczby aktywnych Rezerwacji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia dostępności usług dla innych Pacjentów lub wynika ze specyfiki danej usługi.
5. Pacjent ma prawo odwołać Rezerwację przed zawarciem Umowy, kontaktując się telefonicznie z infolinią TCOP lub z właściwą placówką POLMED, w której usługa była zarezerwowana. Odwołanie Rezerwacji przed zawarciem Umowy nie wiąże się z kosztami po stronie Pacjenta, jednak w przypadku ponownej rezerwacji tej samej usługi może być wymagane dokonanie płatności z góry.
6. W przypadku, gdy Pacjent nie dokona dalszych czynności niezbędnych do zawarcia Umowy (tj. nie skorzysta z Linku ani nie poda kodu BLIK w czasie rozmowy) w terminach wskazanych przez POLMED, Rezerwacja może zostać automatycznie anulowana. POLMED zastrzega sobie prawo do anulowania Rezerwacji, jeżeli Pacjent nie sfinalizuje zawarcia umowy i płatności w terminie 6 godzin od otrzymania potwierdzenia Rezerwacji (dotyczy płatności poprzez Link) lub niezwłocznie podczas rozmowy telefonicznej (dotyczy płatności BLIK).

V. Zawarcie umowy

1. Zawarcie Umowy na odległość następuje poprzez złożenie przez Pacjenta oświadczenia woli o zawarciu umowy oraz akceptacji Regulaminu i następnie uiszczenie opłaty za usługę. Pacjent ma do wyboru dwa sposoby zawarcia umowy na odległość:
   • Poprzez Link (online) – Pacjent klika w otrzymany w wiadomości e-mail Link, który przekierowuje go na odpowiednią stronę internetową POLMED lub obsługiwaną przez Dostawcę Usług Płatniczych. Pacjent przechodzi do dokonania płatności online zgodnie z rozdziałem VI. Zawarcie Umowy następuje w momencie skutecznego dokonania płatności przez Pacjenta za pośrednictwem tej strony (tj. autoryzacji transakcji przez Dostawcę Usług Płatniczych i uzyskania potwierdzenia zapłaty przez system POLMED).
   • Podczas rozmowy telefonicznej (kod BLIK) – Pacjent może zawrzeć umowę w trakcie tej samej rozmowy telefonicznej, w której dokonywana jest Rezerwacja, wybierając opcję płatności kodem BLIK. W takim przypadku Pacjent zobowiązany jest wyrazić ustnie zgodę na związanie się postanowieniami Regulaminu  oraz podać konsultantowi ważny kod BLIK do płatności. Zawarcie Umowy następuje z chwilą potwierdzenia przez system płatniczy pozytywnego zrealizowania transakcji BLIK na rzecz POLMED.
2. Niezależnie od wybranego sposobu zawarcia umowy (online lub podczas rozmowy), Pacjent otrzyma na adres e-mail potwierdzenie zawarcia Umowy. W przypadku płatności online przez Link potwierdzenie może nastąpić w formie wiadomości e-mail po zaksięgowaniu wpłaty. W przypadku zawarcia umowy poprzez podanie kodu BLIK, potwierdzenie może zostać wysłane niezwłocznie po rozmowie telefonicznej lub przekazane w trakcie rozmowy (np. podaniem numeru rezerwacji/umowy).
3. Zawarcie Umowy rodzi po stronie Pacjenta obowiązek zapłaty wynagrodzenia za zarezerwowaną Usługę medyczną (zgodnie z ceną wskazaną w potwierdzeniu Rezerwacji). Do czasu otrzymania przez POLMED potwierdzenia pełnej płatności, POLMED ma prawo wstrzymać realizację Usługi medycznej.
4. Jeżeli Pacjent nie dokona płatności w terminach określonych w niniejszym Regulaminie (np. nie opłaci Usługi w ciągu 6 godzin od otrzymania Linku), umowa nie dochodzi do skutku lub POLMED ma prawo odstąpić od umowy z powodu braku płatności. W konsekwencji Rezerwacja zostanie anulowana, o czym Pacjent może zostać poinformowany drogą e-mail lub telefonicznie.
5. W przypadku wystąpienia problemów technicznych lub innych przeszkód uniemożliwiających zawarcie umowy w sposób określony powyżej, Pacjent powinien skontaktować się z POLMED (np. z infolinią TCOP) w celu ustalenia alternatywnej ścieżki zawarcia umowy lub wyjaśnienia sprawy. POLMED dołoży starań w granicach możliwości technicznych i organizacyjnych, aby umożliwić Pacjentowi skuteczne zawarcie umowy na odległość.

VI. Zasady płatności

1. Pacjent zobowiązany jest do zapłaty 100% ceny w momencie zawierania umowy na odległość. Zapłata następuje według wyboru Pacjenta:
   • poprzez system płatności online dostępny po przejściu przez Link (obsługujący m.in. płatność kartą płatniczą, szybkie przelewy internetowe, BLIK itp., w zależności od aktualnie dostępnych metod oferowanych przez Dostawcę Usług Płatniczych),
   • bądź poprzez podanie kodu BLIK konsultantowi podczas rozmowy telefonicznej (płatność mobilna w trakcie rezerwacji).
2. Link do płatności przesłany Pacjentowi drogą e-mail jest aktywny przez 6 godzin od momentu wysłania. Jeżeli Pacjent nie dokona płatności za pośrednictwem Linku w tym czasie, Link może wygasnąć, a Rezerwacja ulegnie anulowaniu (zgodnie z pkt IV.8). W razie upływu ważności Linku, Pacjent może skontaktować się ponownie z POLMED w celu odnowienia rezerwacji i wygenerowania nowego Linku, o ile termin świadczenia jest nadal dostępny.
3. W przypadku płatności BLIK realizowanej podczas rozmowy telefonicznej, Pacjent powinien wygenerować kod BLIK w swojej aplikacji bankowej i podać go konsultantowi bezpośrednio po wyrażeniu zgody na zawarcie umowy. Kod BLIK jest ważny tylko przez krótką chwilę (około 2 minut), dlatego czynność ta powinna zostać wykonana niezwłocznie. Po podaniu kodu i zatwierdzeniu transakcji w aplikacji bankowej przez Pacjenta, opłata zostanie uznana za dokonaną.
4. Za moment dokonania płatności uznaje się:
   • w przypadku płatności online – chwilę, w której Dostawca Usług Płatniczych potwierdzi pozytywne zakończenie transakcji (autoryzację płatności) i środki zostaną skutecznie przekazane na rachunek POLMED;
   • w przypadku płatności BLIK przez telefon – chwilę, w której system POLMED otrzyma potwierdzenie poprawnego zrealizowania transakcji BLIK.
5. Po otrzymaniu płatności, POLMED na prośbę Pacjenta wystawia fakturę – na osobę fizyczną lub na firmę z numerem NIP. Faktura zostanie przekazana Pacjentowi w formie elektronicznej (np. e-mailem) na wskazany adres e-mail lub przesłana do KseF.
6. W przypadku braku otrzymania płatności (np. odrzucenia transakcji, braku autoryzacji, błędów systemu płatniczego) umowa nie zostaje zawarta lub jest uważana za niezawartą. Pacjent w takiej sytuacji nie jest obciążany kosztami świadczenia, a ewentualna kwota częściowo uiszczona zostanie mu niezwłocznie zwrócona tą samą drogą, jaką była dokonana płatność.
7. POLMED nie pobiera od Pacjenta żadnych dodatkowych opłat z tytułu skorzystania z danego sposobu płatności, poza ewentualnymi opłatami należnymi operatorowi płatności lub bankowi Pacjenta (np. opłaty za przelew, prowizje bankowe – zgodnie z umową Pacjenta z jego bankiem).
8. Jeżeli POLMED z przyczyn leżących po swojej stronie nie będzie w stanie zrealizować świadczenia w ustalonym terminie (np. odwołanie wizyty z powodu niedostępności lekarza lub innego zdarzenia losowego po stronie POLMED), Pacjent ma prawo do pełnego zwrotu dokonanej płatności. Zwrot nastąpi niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od daty planowanej usługi lub od daty poinformowania Pacjenta o odwołaniu świadczenia, na rachunek bankowy Pacjenta lub inną uzgodnioną formą.
9. W przypadku odwołania świadczenia będącego usługą telemedyczną na krócej niż 3 godziny przed jego rozpoczęciem z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Pacjent, nie jest zwracana cena za zakupione świadczenie. W przypadku odwołania świadczenia nie będącego usługą telemedyczną na krócej niż 24 godziny przed jego rozpoczęciem z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Pacjent, nie jest zwracana cena za zakupione świadczenie.

VII. Prawo odstąpienia od umowy

1. Pacjentowi, będącemu konsumentem, przysługuje – zgodnie z obowiązującymi przepisami – prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, bez podania przyczyny, w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy. W celu skorzystania z prawa odstąpienia Pacjent musi przed upływem tego terminu złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy.
2. Pacjent może złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy w dowolnej formie umożliwiającej utrwalenie jego treści. Zaleca się złożenie odstąpienia w formie pisemnej lub elektronicznej dla celów dowodowych. Pacjent może skorzystać z przygotowanego wzoru formularza odstąpienia (stanowiącego załącznik do niniejszego Regulaminu), jednak nie jest to obowiązkowe.
3. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może zostać złożone m.in. poprzez:
   • wysłanie wiadomości e-mail na adres: [email protected]
   • przesłanie pisma pocztą tradycyjną na adres siedziby POLMED wskazany w pkt II.1 powyżej,
   • złożenie oświadczenia osobiście w dowolnej placówce medycznej POLMED (w formie pisemnej).
4. Do zachowania 14–dniowego terminu odstąpienia wystarczy wysłanie przez Pacjenta oświadczenia przed upływem tego terminu.
5. W przypadku skutecznego odstąpienia od umowy, umowę uważa się za niezawartą. POLMED niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia Pacjenta o odstąpieniu, zwróci Pacjentowi uiszczoną cenę za Usługę medyczną. Zwrot nastąpi przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Pacjent, chyba że Pacjent wyraźnie zgodzi się na inną formę zwrotu, która nie wiąże się dla niego z dodatkowymi kosztami.
6. Jeżeli na wyraźne żądanie Pacjenta wykonanie usługi medycznej ma rozpocząć się przed upływem terminu do odstąpienia od umowy (np. Pacjent zarezerwował wizytę przypadającą w ciągu najbliższych 14 dni), POLMED może przystąpić do realizacji świadczenia pod warunkiem uzyskania od Pacjenta wyraźnego żądania oraz potwierdzenia przyjęcia do wiadomości, że wykonanie usługi przed upływem terminu odstąpienia spowoduje utratę prawa do odstąpienia. W przypadku gdy usługa medyczna zostanie w pełni zrealizowana za zgodą Pacjenta przed upływem 14 dni od zawarcia umowy, Pacjent traci prawo odstąpienia od umowy zgodnie z art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta.
7. Wzór formularza odstąpienia od umowy stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu. Skorzystanie z formularza nie jest obowiązkowe, ale ułatwi POLMED prawidłową realizację procedury zwrotu płatności.

VIII. Reklamacje

1. Pacjent ma prawo zgłaszać Reklamacje dotyczące procesu rezerwacji, zawarcia Umowy lub jakości otrzymanej Usługi medycznej.
2. Reklamacje mogą być składane:
   • telefonicznie – dzwoniąc na numery infolinii POLMED: 58 775 95 99 lub 801 033 200 (opłata zgodna z taryfą operatora),
   • poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej POLMED (np. formularz „Zgłoś uwagę” lub „Reklamacje” dostępny pod adresem https://polmed.pl/opinia/),
   • mailowo – wysyłając wiadomość na adres: [email protected],
   • pisemnie – listownie na adres siedziby POLMED wskazany w pkt II.1 powyżej lub osobiście w placówce POLMED.
3. Zaleca się, aby Reklamacja zawierała dane umożliwiające identyfikację Pacjenta i umowy, której dotyczy (np. imię i nazwisko Pacjenta, data i godzina usługi medycznej, datę zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji) oraz opis zgłaszanych zastrzeżeń. Ułatwi to i przyspieszy rozpatrzenie Reklamacji.
4. POLMED rozpatruje Reklamacje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od daty ich otrzymania. Odpowiedź na Reklamację zostanie udzielona Pacjentowi w formie w jakiej złożył reklamację lub innej uzgodnionej (np. pisemnie, mailowo lub telefonicznie).
5. W szczególnie skomplikowanych przypadkach, uniemożliwiających rozpatrzenie reklamacji w powyższym terminie, POLMED poinformuje Pacjenta o przewidywanym terminie udzielenia odpowiedzi oraz przyczynach opóźnienia.
6. Złożenie reklamacji nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień Pacjenta wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Pacjent ma m.in. prawo dochodzenia swoich roszczeń na drodze postępowania mediacyjnego, przed stałym polubownym sądem konsumenckim lub w postępowaniu przed właściwym sądem powszechnym. Pacjent może również zwrócić się o pomoc do miejskiego lub powiatowego rzecznika praw konsumenta lub – w zakresie praw pacjenta związanych ze świadczeniami zdrowotnymi – do Biura Rzecznika Praw Pacjenta.

IX. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Pacjenta jest POLMED S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. M. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański (dane rejestrowe i kontaktowe Administratora wskazane w pkt II.1 powyżej).
2. Dane osobowe Pacjenta przetwarzane są w celu realizacji Rezerwacji, zawarcia i wykonania Umowy o świadczenie usług medycznych, obsługi płatności, a także w celu należytego rozpatrzenia ewentualnych reklamacji. Podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest Pacjent (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie szczególnych danych medycznych – niezbędność do celów profilaktyki zdrowotnej lub leczenia na podstawie upoważnienia ustawowego (art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z odpowiednimi przepisami krajowymi dotyczącymi udzielania świadczeń zdrowotnych).
3. Podanie danych osobowych przez Pacjenta jest dobrowolne, jednakże niezbędne do dokonania Rezerwacji, zawarcia Umowy i realizacji Usługi medycznej. Odmowa podania wymaganych danych lub żądanie ich usunięcia przed realizacją usługi może skutkować brakiem możliwości świadczenia usługi przez POLMED.
4. Dane osobowe Pacjenta mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z POLMED przy realizacji Umowy i świadczeń medycznych, w szczególności personelowi medycznemu i placówkom wykonującym usługę, podmiotom obsługującym płatności (np. Dostawcy Usług Płatniczych) oraz podmiotom świadczącym na rzecz POLMED usługi pomocnicze (np. usługi informatyczne, obsługa techniczna systemów), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ww. celów.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż wynika to z przepisów o dokumentacji medycznej oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów (np. podatkowych i rachunkowych) – co do danych dotyczących świadczenia zdrowotnego i płatności, a w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody przez Pacjenta.
6. Pacjent ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania (poprawienia), usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem. Pacjent ma również prawo sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych w sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
7. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych), Pacjent ma prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.
8. Pacjent ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy prawa.
9. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez POLMED, w tym informacje o ewentualnym powołaniu Inspektora Ochrony Danych i sposobie kontaktu z nim, a także cele i podstawy przetwarzania danych, znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej POLMED (https://polmed.pl/rodo/) oraz w klauzulach informacyjnych przekazywanych Pacjentowi przy zbieraniu danych.

X. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 27.03.2026 i ma zastosowanie do umów zawieranych od tego dnia.
2. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta oraz ustawy o działalności leczniczej.
3. POLMED zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian technologicznych w procesie rezerwacji lub płatności, lub rozszerzenia zakresu świadczonych usług. O każdej zmianie Regulaminu Pacjenci zostaną poinformowani poprzez udostępnienie jednolitego tekstu Regulaminu na stronie internetowej POLMED, a zmiany nie będą naruszać praw nabytych Pacjentów w odniesieniu do już zawartych umów.
4. Do umów zawartych przed datą wejścia w życie zmian Regulaminu stosuje się wersję Regulaminu obowiązującą w dacie zawarcia takiej umowy, chyba że Pacjent wyraził zgodę na związanie się nową wersją Regulaminu.
5. Regulamin jest dostępny w języku polskim. Wszelka korespondencja i komunikacja z Pacjentem w związku z zawarciem i wykonaniem umowy będzie odbywać się w języku polskim, chyba że strony uzgodnią inaczej.
6. Integralną część niniejszego Regulaminu stanowi Załącznik nr 1 – Wzór formularza odstąpienia od umowy.

Załącznik nr 1 – Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat:
POLMED S.A.
os. Mikołaja Kopernika 21
83-200 Starogard Gdański
e-mail: [email protected]

Ja, niżej podpisany/a: ………………………………………………………………
(imię i nazwisko Pacjenta, PESEL, adres zamieszkania)

niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi medycznej: …………………………………………………………………………
(nazwa usługi medycznej będącej przedmiotem umowy)

Umowę zawarto w dniu: …………………………………
(data zawarcia umowy)

Data i godzina zarezerwowanej usługi medycznej:  …………………………………………

Numer rachunku bankowego do zwrotu płatności (jeśli płatność została dokonana):

(26-cyfrowy numer konta bankowego)

Właściciel rachunku: ………………………………………………………………
(imię i nazwisko właściciela rachunku, jeżeli inne niż Pacjent)

Dodatkowe informacje (opcjonalnie): ……………………………………………
……………………………………………………………………………………

……………………………………… ………………………………………
(Podpis Pacjenta – tylko jeśli formularz jest wysyłany w formie papierowej)        (Data)

§ 1

1. Niniejszy Załącznik Produktowy wprowadza postanowienia szczególne do postanowień Regulaminu Serwisu Internetowego „ePOLMED” (zwanego dalej „Regulaminem”) w zakresie warunków zawierania i świadczenia Usług Medycznych z zakresu Rehabilitacji z dojazdem.
2. Przez Rehabilitację z dojazdem należy rozumieć Usługę Medyczną polegającą na świadczeniu na rzecz Pacjenta profesjonalnej opieki fizjoterapeutycznej z dojazdem fizjoterapeuty do miejsca zamieszkania Pacjenta lub innego miejsca wskazanego przy zawarciu Umowy o świadczenie Usług Medycznych z zakresu Rehabilitacji z dojazdem, o ile miejsce takie nadaje się do realizacji takiej Usługi Medycznej.
3. O ile z niniejszego Załącznika Produktowego nie wynika inaczej, wszystkie terminy zawarte w niniejszym Załączniku Produktowym należy rozumieć zgodnie z Regulaminem.

§ 2

1. Rehabilitacja z dojazdem świadczona jest w trzech pakietach produktu:
   • pojedyncza usługa (jedna jednostka)
   • sesja 5 jednostek
   • sesja 10 jednostek.
2. Przez jednostkę należy rozumieć 90 minut. Jednostka czasu obejmuje czas na dotarcie fizjoterapeuty do Pacjenta i jego powrót. Czas przeznaczony na bezpośrednie świadczenie Usługi Medycznej wynosi 60 minut.

§ 3

1. Fizjoterapeuta wyposażony jest w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia Usługi Medycznej.
2. Fizjoterapeuta świadczący Usługę Medyczną zamawianą za pośrednictwem Serwisu lub infolinii TCOP nie jest uprawniony ani zobowiązany do przewożenia Pacjenta do placówek rehabilitacyjnych lub medycznych, w tym np. oddziałów ratunkowych.
3. Usługa odbywa się pod adresem wskazanym podczas zawierania Umowy o świadczeni Usług Medycznych z zakresu Rehabilitacji z dojazdem, o ile miejsce takie nadaje się do realizacji takiej Usługi Medycznej. Ocena ta należy do fizjoterapeuty świadczącego Usługę Medyczną. W przypadku jeżeli fizjoterapeuta odmówi wykonania Usługi Medycznej z uwagi na brak spełnienia warunków do jej przeprowadzenia, opłata za Usługę Medyczną jest należna, tak jakby Usługa Medyczna się odbyła.
4. Koszt Usługi Medycznej Rehabilitacji z dojazdem wynika z aktualnego cennika i podany jest przed zawarciem Umowy o świadczeni Usług Medycznych z zakresu Rehabilitacji z dojazdem. Dotyczy zarówno pojedynczej wizyty jak i sesji wizyt. Cena zawiera czas wizyty i koszt dojazdu fizjoterapeuty do Pacjenta.
5. Czas świadczenia Rehabilitacji z dojazdem stanowi rezerwowany przedział czasu, jaki zawiera w sobie czas, w jakim fizjoterapeuta dotrze do Pacjenta i wykonuje Usługę Medyczną. Przez jednostkę należy rozumieć 90 minut. Jednostka czasu obejmuje czas na dotarcie fizjoterapeuty do Pacjenta i jego powrót. Czas przeznaczony na bezpośrednie świadczenie Usługi Medycznej wynosi 60 minut. Z uwagi na powyższe, godzina początkowa świadczenia Rehabilitacji z dojazdem nie jest godziną (sensu stricto), w której fizjoterapeuta stawi się pod wyznaczonym adresem.
6. Świadczeniodawca zastrzega sobie możliwość zaproponowania zmiany terminu lub godziny rozpoczęcia świadczenia Usługi Medycznej, odpowiednio wcześniej informując o tym Pacjenta. Zmiana terminu lub godziny rozpoczęcia świadczenia Usługi Medycznej wymaga zgody Pacjenta.
7. Sesje rehabilitacyjne obejmują:

• • Indywidualne sesje rehabilitacyjne,
  • Terapia manualna,
  • Ćwiczenia terapeutyczne,
  • Edukacja Pacjenta i osób z najbliższego otoczenia

§ 4

1. Usługi Medyczne można wykupić jako pojedyncze wizyty lub w formie sesji (np. 5 lub 10 jednostek) poprzez:
   • Serwis epolmed.pl – https://epolmed.pl/rehabilitacja-z-dojazdem/ – kupując pakiet sesji w Serwisie epolmed.pl rezerwuje się od razu termin pierwszej sesji. Rezerwacje kolejnych terminów w sesji odbywają się tylko za pomocą Aplikacji ePOLMED lub Serwisu epolmed.pl
   • Telefoniczne Centrum Obsługi Pacjenta pod numerem tel. 58 355 77 59 lub e-mail: [email protected] – kupując pakiet sesji poprzez TCOP rezerwuje się od razu termin pierwszej sesji. Rezerwacje kolejnych terminów w sesji odbywają się tylko za pomocą TCOP
2. Pakiety sesji Usługi Medycznej są ważne przez 3 miesiące od daty zakupu.
3. Świadczeniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany fizjoterapeuty do realizacji sesji Usługi Medycznej.
4. Wynagrodzenie zarówno za pojedynczą Usługę Medyczną, jak i pakiet sesji pobierana jest za całość z góry.

§ 5

Obowiązują następujące zasady anulowania zakupionej Usługi Medycznej:

• Pojedyncza usługa – Pacjent może odwołać wizytę bez ponoszenia kosztów tej wizyty kontaktując się ze Świadczeniodawcą nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem wizyty,
• Pakiet sesji – Pacjent może odwołać pojedynczą wizytę, w ramach pakietu, bez ponoszenia kosztów tej wizyty kontaktując się ze Świadczeniodawcą nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem wizyty.

§ 6

Zasady świadczenia Usługi Medycznej Rehabilitacji z dojazdem

1. Należność z tytułu Pakietu Rehabilitacyjnego pobierana jest z góry za całość i zgodnie z aktualnym cennikiem Świadczeniodawcy.
2. Świadczeniodawca przewiduje następujące formy płatności: link do płatności, blik, system ratalny.
3. Za termin zapłaty należności, przyjmuje się dzień uznania/potwierdzenia na rachunku bankowym sprzedawcy Usługi Medycznej.
4. Pacjent umawia termin sesji w następujący sposób:

• • jeżeli zakupił pakiet sesji poprzez TCOP – telefonicznie poprzez infolinię pod numerem 58 355 77 59.
  • jeżeli zakupił pakiet sesji przez Serwis epolmed.pl – w Aplikacji lub na stronie Serwisu epolmed.pl

5. W przypadku braku możliwości przeprowadzenia umówionej wizyty z przyczyn zaistniałych po stronie Pacjenta, należy ją odwołać lub zmienić termin min. 24 godziny przed wyznaczonym terminem za pośrednictwem infolinii telefonicznej pod numerem 58 355 77 59 lub Serwisu epolmed.pl.
6. Opóźnienie w rozpoczęciu lub przeprowadzeniu wizyty z winy Pacjenta nie ma wpływu na czas terapii. W przypadku opóźnienia po stronie Świadczeniodawcy (w tym fizjoterapeuty), czas wizyty będzie odpowiednio wydłużony.
7. W przypadku niemożności świadczenia Usługi Medycznej przez danego fizjoterapeutę, Pacjentowi zostanie zaproponowany inny terapeuta lub wizyta zostanie przełożona zgodnie z jego dostępnością.
8. Fizjoterapeuta może odmówić wykonania terapii, jeżeli uzna ją za szkodliwą dla Pacjenta ze względu na jego stan.
9. Jeśli Pacjent nie odwoła lub nie zmieni terminu wizyty, a fizjoterapeuta stawi się na niej i do świadczenia usługi nie dojdzie z winy Pacjenta, wówczas wizyta traktowana jest jako odbyta.
10. Pacjent przed rozpoczęciem wizyty zobowiązany jest zapewnić około 2-3 m² wolnej przestrzeni, aby terapeuta mógł swobodnie rozstawić stół do masażu. Pokój powinien być wywietrzony, a temperatura komfortowa dla Pacjenta, który będzie w stroju sportowym lub bieliźnie.
11. W przypadku braku możliwości wykorzystania pakietu przed upływem jego terminu ważności z tytułu braku dostępności usługi lub ze względu na stan zdrowia pacjenta prosimy kontakt na [email protected]

Regulamin dotyczy udzielania wszelkiego rodzaju rabatów przez POLMED SA  (dalej:

POLMED) z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, os. Kopernika 21, 83-200 Starogard Gdański wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk Północ w Gdańsku, Wydział VII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000271013, NIP: 5921963724, kapitał zakładowy 869.870 zł w pełni pokryty.

§ 1. Rabaty dostępne w POLMED

Pacjent ma możliwość korzystania w POLMED z następujących rabatów:

1. 15% z tytułu posiadania karty VanityStyle (FitProfit lub GetProfit)
2. 10% z tytułu posiadania Karty Dużej Rodziny
3. 15% z tytułu posiadania pakietu kompleksowej opieki medycznej w POLMED zakupionego przez Pracodawcę dla Pracowników i członków ich rodzin – zgodnie z Ogólnymi Warunkami Umów o Świadczenia Zdrowotne (chyba że dana Umowa  stanowi inaczej) – na usługi nieobjęte zakresem danego pakietu
4. 20% na usługi z zakresu stomatologii i 15% na pozostałe świadczenia zdrowotne nieobjęte zakresem ubezpieczenia dla pracowników firm: grupa DDB (w tym osoby prowadzące działalność gospodarczą), grupa Eaton, SPIE, PWiK Gliwice, Anwim, DFM, TU Zdrowie, grupa Neuca
5. 20% z tytułu posiadania indywidualnego lub rodzinnego pakietu opieki medycznej w POLMED – na usługi spoza zakresu pakietu
6. 20% na następujące usługi: konsultacja lekarza rodzinnego, konsultacje lekarzy specjalistów, badania laboratoryjne, badania USG, badania RTG – z tytułu posiadania pakietu „Po sąsiedzku”
7. 10% na świadczenia zdrowotne nieobjęte zakresem ubezpieczenia z tytułu posiadania ubezpieczenia zdrowotnego w następujących towarzystwach: Allianz, Inter Polska, Europ Assistance Polska, TU Zdrowie, oraz 15% na świadczenia zdrowotne nieobjęte zakresem ubezpieczenia z tytułu posiadania ubezpieczenia zdrowotnego w PZU
8. 10% na świadczenia zdrowotne kupowane przez EDOKTOR24.pl sp. z o.o.
9. Rabaty okolicznościowe w trakcie akcji marketingowych prowadzonych przez POLMED.

Katalog rabatów może zostać rozszerzony.

§ 2. Usługi objęte rabatami

Z rabatów skorzystać można we wszystkich Centrach Medycznych POLMED. Rabatom podlegają usługi medyczne dostępne w konkretnym Centrum Medycznym POLMED. Oferowane rabaty nie podlegają wymianie na środki pieniężne.

Rabaty liczone są od aktualnej ceny usługi w dniu zakupu.

§ 3. Wykluczenia

Rabaty, o których mowa w § 1 nie obejmują:

• badań i konsultacji zakupionych poprzez stronę www.polmed.pl, chyba że akcja rabatowa prowadzona jest za pośrednictwem w/w strony,
• badań i konsultacji zakupionych za pośrednictwem zewnętrznych platform internetowych, np.: Znany lekarz, Groupon, Medonet, i inne,
• badań i konsultacji, na które jest wystawiana faktura w celu uzyskania zwrotu kosztów (refundacji).
• badań z zakresu medycyny pracy

§ 4. Okres obowiązywania zniżek

Pacjent może korzystać z rabatów w POLMED bezterminowo, o ile posiada uprawnienie do ich uzyskania – aktywną kartę VanityStyle bądź KDR, aktywny pakiet opieki medycznej w POLMED lub każde inne uprawnienie wynikające z § 1.

§ 5. Korzystanie z rabatów

Rabaty, o których mowa w niniejszym regulaminie nie mogą być łączone ze sobą, ani z innymi rabatami i zniżkami oferowanymi przez POLMED w dniu sprzedaży, ani z innymi rabatami i zniżkami, jakie posiada pacjent.

Pacjent  ma prawo dokonać wyboru, z którego rabatu lub zniżki korzysta.

Recepcja Centrum Medycznego nie ma obowiązku weryfikacji uprawnień pacjenta do korzystania z rabatów. Pacjent powinien zgłosić chęć skorzystania z rabatu przed dokonaniem zakupu. Rabat nie może zostać udzielony po dokonaniu płatności za usługę.

§ 6. Postanowienia końcowe

POLMED zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w regulaminie.

Regulamin obowiązuje od 10 maja 2022 roku, modyfikacja 30 stycznia 2026 r.

Niniejszy regulamin jest dostępny w Centrach Medycznych POLMED oraz na stronie www.polmed.pl.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie  o ochronie danych) „RODO”, informujemy, że:

Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu jest ePOLMED Sp. z o.o. z siedzibą  w Chorzowie ul. Stalowa 17 (41-506), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000692041, NIP 6312672729, REGON: 368078770

Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Danych Osobowych w osobie ePOLMED Sp.  z o.o., z którym można się skontaktować przy użyciu adresu e-mail: [email protected] bądź pocztą tradycyjną na adres Stalowa 17, 41-506 Chorzów.

Dane osobowe przekazane przez Użytkowników i Osoby niebędące Użytkownikami za pośrednictwem Formularzy elektronicznych Serwisu są przetwarzane przez Administratora danych osobowych na podstawie i w celu realizacji usługi czatu z lekarzem.

Zakres zbieranych danych przez Administratora to: imię, nazwisko, adres e-mail, PESEL, dane dotyczące zakresu świadczeń objętych posiadanych przez pacjenta pakietów opieki medycznej, dane o stanie zdrowia.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu świadczenia usług za pośrednictwem Serwisu. Brak podania wskazanych danych osobowych oznacza brak możliwości realizacji celów oraz wykonania usługi. Administrator przetwarza dane osobowe na podstawach prawnych:

• 9 ust. 2 lit. h) RODO – w związku z tym, że przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem ochrony zdrowia.
• 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń osób, których dane dotyczą.

Administrator danych osobowych będzie przetwarzać dane osobowe w związku z skorzystaniem przez pacjenta z czatu przez okres 60. Po tym okresie dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, w tym roszczeń podatkowych lub cywilnych. Dane medyczne pacjentów będą przechowywane przez okres wskazany w Ustawie  z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U.2020 poz. 849), czyli przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu  w dokumentacji medycznej, z wyjątkami wskazanymi w tejże ustawie.

Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

Dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.

Odbiorcami danych osobowych w szczególności mogą być:

• Podmioty uprawnione przepisami prawa, dostawcy usług i systemów IT odpowiedzialni za poprawne funkcjonowanie usługi, firmy księgowe, dostawcy systemu płatności on-line, Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo: dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Użytkownik lub Osoba niebędąca Użytkownikiem ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli ma podstawy sądzić, że Administrator danych osobowych przetwarza dane niezgodnie z rozporządzeniem RODO. Skargę należy wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.